Je zorgpraktijk opstarten – 5 belangrijke tips om over na te denken!

Naast professionele autonomie biedt het starten van een zorgpraktijk een betekenisvolle impact op de zorgsector.

De weg naar het lanceren van een praktijk vereist een grondige planning en vooral geduld. Het omvat veel stappen, zoals een locatie kiezen, een financieel plan opstellen, praktijkprocessen vastleggen en de diensten die je aanbiedt promoten. Een succesvolle praktijk uitbouwen vraagt dat elke stap zorgvuldig wordt gezet.

Met de juiste voorbereiding, ondersteuning en mindset kan het oprichten van je praktijk een geweldige ervaring en een succesvol project worden. Met meer dan tien jaar ervaring in het ondersteunen van zorgprofessionals schetst dit artikel vijf belangrijke stappen om een nieuwe praktijk succesvol op te zetten.

1. Bepaal de vorm van je toekomstige praktijk: solo- of groepspraktijk?

Steeds meer zorgprofessionals starten een gezamenlijke praktijk met collega's. Er zijn veel redenen waarom deze praktijkvorm werkt — hier zijn de belangrijkste:

1. Een onderneming opstarten met iemand anders helpt om de last op één persoon te beperken. Financiële planning, praktijkorganisatie en patiëntenwerving kunnen onder collega's worden verdeeld.
2. Patiënten van wie de arts op een bepaald moment niet beschikbaar is, zullen kijken of een andere zorgprofessional in dezelfde praktijk nog een vrij tijdslot heeft. Zo kunnen patiënten op meer dan één zorgprofessional op een specifieke locatie rekenen.
3. Als de huur voor de gevonden praktijklocatie te hoog is voor één, waarom dan niet voor twee of meer? De realiteit is dat het moeilijk kan zijn om financiële uitdagingen alleen te overwinnen.

2. Kies de juiste locatie voor je praktijk

De juiste locatie kiezen voor je praktijk is een belangrijke beslissing. Volgens een rapport van Weatherby Healthcare noemt 23% van de patiënten locatie een cruciale factor en 48% een zeer belangrijke factor bij het kiezen van een zorgverlener. Of een patiënt je gaat bezoeken, hangt dus sterk af van je locatie.

Voordat je een keuze maakt, is het essentieel om eerst enkele belangrijke vragen te overwegen:

• Is er vraag naar mijn specialisme in deze stad/provincie?
• Is er veel concurrentie in dit gebied? Zo ja, met welke concurrentie zal ik te maken krijgen?
• Hoe makkelijk kan ik hier nieuwe patiënten aantrekken?
• Biedt deze locatie eenvoudige toegang tot een verscheidenheid aan patiënten?
• Is er een mogelijkheid om een praktijk over te nemen van iemand anders, zonder een patiëntenbestand van nul te moeten opbouwen?

Om antwoorden op deze vragen te vinden, moet je je voorkeuren evalueren en, nog belangrijker, de behoeften van je patiënten.

Daarnaast spelen financiële overwegingen een cruciale rol. Je moet evalueren of je bereid bent om in de gekozen locatie te investeren, en zo ja, de bijbehorende kosten begrijpen. Alle financiële aspecten in kaart brengen is essentieel om een uitgebreid businessplan op te stellen voor je je onderneming lanceert.

3. Maak een financieel plan en leer de basisprincipes van bedrijfsbeheer

Wanneer je je eigen praktijk start, is het belangrijk om de fundamenten van bedrijfsoprichting en -beheer te begrijpen. Je zult je onderdompelen in administratieve taken die bij het runnen van een onderneming horen. Daaronder vallen facturatie, praktijkmanagement, omgaan met belastingen en loonadministratie — allemaal integrale aspecten van ondernemerschap.

Je kunt je voorbereiden op toekomstige uitdagingen door startersseminars te volgen en je te verdiepen in gedetailleerde whitepapers over ondernemerschap.

Daarnaast is het essentieel om je toekomstige uitgaven nauwkeurig in kaart te brengen: huur, materiaal, personeel, software voor praktijkmanagement en meer. Tijd is geld, zoals het spreekwoord zegt, en in de medische wereld geldt dat des te meer. Veel praktijken gebruiken nu managementtools om hun dagelijkse werking te stroomlijnen en zo kostbare tijd te besparen.

Een eenvoudig Excel-spreadsheet maken om je kosten op te lijsten kan een praktische eerste stap zijn. Er zijn ook speciale professionele softwareoplossingen (**ERP**) ontworpen om je te helpen je onderneming te runnen. Als financieel beheer echter niet je sterkste punt is, is het sterk aan te bevelen om de hulp in te roepen van een boekhouder of ervaren consultant.

Tot slot is het cruciaal om te begrijpen welke uitgaven je bij de lancering van je praktijk zult hebben. Even belangrijk is inzicht in de terugkerende kosten waarmee je dagelijks zult worden geconfronteerd. Dit dubbele perspectief op kosten zorgt ervoor dat je goed voorbereid bent op zowel de opstartfase als het lopende financiële beheer van je praktijk.

4. Pas de meest geschikte tools aan je werkgewoonten aan

De keuze van software voor praktijkmanagement hangt sterk af van de omvang van je praktijk, je specialisme en het aantal personeelsleden. Voor je deze keuze maakt, is het essentieel om je comfort en vertrouwdheid met digitale tools in te schatten.

De markt biedt een breed scala aan softwareoplossingen waarmee je het beheer van patiënten, afspraken, facturatie, middelen en andere processen in de praktijk naar wens kunt afstemmen. Veel praktijken geven nu prioriteit aan het vinden van een softwareoplossing die de dagelijkse werking van hun personeel ondersteunt, werkstromen stroomlijnt en de algehele efficiëntie verhoogt.

Voor afsprakenbeheer biedt het Doctena-boekingssysteem tal van **geautomatiseerde functies** om praktijkprocessen te stroomlijnen. Enkele van de populairste zijn:

• Met automatische sms- en e-mailherinneringen kan praktijkpersoneel handmatige taken tot 30% verminderen.
• Met de functie lastminute-beschikbaarheden krijgen patiënten automatisch een e-mailmelding zodra een eerdere afspraak vrijkomt.
• Nieuw geboekte afspraken kunnen automatisch worden bevestigd zonder enig handmatig werk.

Bovendien kan de Doctena-agenda van elke zorgverlener worden gedeeld met secretariaten en met collega's die in dezelfde praktijk werken.

Daarnaast verandert de zorg dankzij nieuwe AI-ondersteunde tools. Doctena omarmt AI door samen te werken met twee innovatieve oplossingen:

• Het AI-gestuurde patiëntinterview van **Bingli** stelt zorgprofessionals in staat om ongeveer 20 minuten te besparen per patiëntintake.
• **Alfred**, een Luxemburgse praktijksoftware, integreert een AI-gebaseerde voorschriftmodule. Deze koppelt naadloos afspraken die via Doctena worden gemaakt aan de bijbehorende voorschriften in Alfred, wat het hele proces stroomlijnt.

5. Begin online patiënten aan te trekken

Na een grondige planning verschuift de focus naar het op de markt brengen van je praktijk en het opbouwen van een sterk patiëntenbestand. Potentiële patiënten moeten over je diensten horen, ze zien en erover lezen.

Vergeet niet: mond-tot-mondreclame is cruciaal. Ga actief in gesprek met lokale patiënten, netwerk met je collega's en zorg dat je patiënten in jouw praktijk topkwaliteit krijgen. Deze aanpak moedigt patiënten niet alleen aan om je aan anderen aan te bevelen, maar kan ook leiden tot uitstekende online beoordelingen.

Waar mond-tot-mondaanbevelingen vroeger de norm waren, wenden de patiënten van vandaag zich steeds vaker tot online beoordelingen om weloverwogen beslissingen te nemen over hun zorgprofessionals. Volgens Software Advice start maar liefst 71% van de patiënten hun zoektocht naar artsen online. Daarom is investeren in een professionele praktijkwebsite waarop patiënten eenvoudig toegang hebben tot je diensten essentieel.

Naast een eigen praktijkwebsite moeten zorgprofessionals ook aanwezig zijn op andere online platformen. Afsprakenportalen zoals **doctena.lu** bieden een ruimte waar patiënten praktijkgegevens kunnen vinden en hun afspraken online kunnen boeken. Ze kunnen er ook beoordelingen van andere patiënten lezen. Door zo'n verhoogde online zichtbaarheid kun je een breder patiëntenpubliek efficiënt en eenvoudig bereiken en aantrekken.

Niets kan je tegenhouden

Een zorgpraktijk starten kan uitdagend lijken, maar het is een stap richting onafhankelijkheid en het vervullen van je professionele en persoonlijke doelen. Het gaat erom je medische expertise te combineren met zakelijke vaardigheden en de betrokkenheid met de gemeenschap.

Kortom, een succesvolle praktijk uitbouwen hangt af van het kiezen van de juiste praktijkvorm, het vinden van een geschikte locatie, het efficiënt beheren van financiën en operaties, het omarmen van de juiste technologieën en het inzetten van effectieve marketingstrategieën.