Lange wachttijden in de zorg: hoe verbeter je de patiëntervaring

Patiënten zijn dit scenario niet vreemd: dagen, weken of zelfs maanden wachten en frustratie voor ze eindelijk de spreekkamer van de arts binnenstappen voor de langverwachte consultatie. Of het nu gaat om een afspraak met een dermatoloog of een gewild specialisme, de 'boekingsreis' lijkt sterk op een langeafstandsrace zonder eindstreep in zicht.

Een onthullende studie uit 2022 in 15 grote Amerikaanse steden belicht dit patroon: een nieuwe eerstelijnspatiënt moet doorgaans 26 dagen wachten op een afspraak. Hoewel de wachttijden in de VS als relatief lang worden beschouwd, krijgen patiënten in Europa sneller een afspraak. Over het algemeen hebben Zwitserland, Nederland en Duitsland de kortste wachttijden voor zorgdiensten, waarbij 87% van de inwoners binnen één dag of minder wordt gezien.

Waarschijnlijk houdt niemand ervan om te moeten wachten, vooral niet wanneer het gaat om de eigen gezondheid of die van een dierbare. Veel patiënten die Doctena de afgelopen jaren gebruikten, hebben net dat gevoel geuit. Medische afspraken worden meestal voor dezelfde dag gezocht en geboekt, zoals onze ‘**Jaarverslag 2023:** Inzicht in afsprakenboeken, patiëntgedrag en trends in de zorg’ benadrukt. In 2023 plande 1 op de 4 patiënten zijn afspraak binnen 24 uur voor de eigenlijke consultatie.

De vraag naar een snelle afspraak met een zorgprofessional is steeds problematischer geworden, beïnvloed door de stijgende patiëntenvraag die de druk op medische praktijken verhoogt. De redenen achter deze lange wachttijden zijn divers.

De mogelijke oorzaken van lange wachttijden

• De behoefte aan artsen, vooral specialisten, overstijgt vaak het beschikbare aanbod. Deze onbalans is bijzonder merkbaar in dichtbevolkte gebieden, wat tot patiëntbottlenecks en aanzienlijk lange wachttijden voor afspraken leidt.
• De COVID-19-pandemie heeft het zorgsysteem ontwricht, met talloze geannuleerde of uitgestelde afspraken tijdens lockdowns. Dit betekent dat afspraken moeten worden verzet en tegelijkertijd dringende gevallen onverwijld moeten worden behandeld.
• De pandemie heeft de vraag naar bepaalde specialisten, zoals psychologen en psychiaters, doen stijgen. In ten minste zeven EU-landen moet men meer dan een maand wachten op een afspraak met een psycholoog, volgens een onderzoek van de Spaanse nieuwsredactie Civio.

Zijn er dus praktische oplossingen om de wachttijden op lange termijn te beperken?

Praktijken moeten online afspraken boeken efficiënt uitbreiden

Bij het online plannen van een afspraak verwachten patiënten dat het boekingsproces en het krijgen van een behandeling snel en eenvoudig verlopen. Praktijken moeten hierop goed voorbereid zijn.

Een compleet en gebruiksvriendelijk afsprakenbeheersysteem is de eerste stap voor zorgprofessionals. Het helpt om de beschikbaarheid van de praktijk bij te houden en naadloos te beheren. Bovendien zijn online afspraken boeken en automatische afspraakbevestigingen allemaal manieren om secretariaten te ondersteunen.

Het verminderen van handmatige en repetitieve taken stelt praktijkteams in staat om wachttijden in de praktijk te verkorten, afspraken effectiever te coördineren en mogelijk tijdslots vrij te maken voor nieuwe aanvragen.

Afspraken online maken, zelfs buiten de openingsuren van de praktijk

Vorig jaar werd 30% van de afspraken op Doctena geboekt tussen 18 uur en 8 uur, en 20% in het weekend. Het vermogen om afspraken online te boeken op elk moment biedt patiënten een grote flexibiliteit, waardoor ze makkelijker een tijdstip vinden dat hen past.

• Patiënten hebben op elk moment en vanuit het comfort van hun woning toegang tot een verscheidenheid aan artsen en zorgprofessionals.
• Patiënten kunnen artsen buiten hun directe omgeving doorzoeken, die mogelijk eerdere beschikbare afspraken hebben.
• Daarnaast kunnen patiënten beschikbaarheden van verschillende zorgverleners vergelijken en zich inschrijven voor een lastminute-afspraak.

Haal het meeste uit lastminute-beschikbaarheid

Het komt vaak voor dat afspraken op het laatste moment worden geannuleerd. Dit is een uitstekende kans om wachtende patiënten een eerdere beschikbaarheid aan te bieden.

_**9**4% van alle artsen en zorgprofessionals op Doctena gebruikt de functie Lastminute-beschikbaarheid._

_Hoe boeken patiënten lastminute-afspraken?
_Patiënten kunnen online een tijdslot boeken via Doctena en zich vervolgens met één klik op een lastminute-beschikbaarheidslijst zetten. Ze krijgen een e-mailmelding als er een eerdere slot vrijkomt. Met een laatste klik kunnen ze hun afspraak vervolgens naar een eerdere datum verzetten.

Wachttijden in de praktijk verkorten met AI

Wachten in de praktijk vóór een consultatie kan ook de toegang tot afspraken op langere termijn beïnvloeden. Door tijdsdruk missen praktijken vaak gestructureerde processen, coördineren ze het patiëntenonthaal en voeren ze tegelijk veel handmatige taken uit. Dit kan leiden tot vertragingen bij afspraken en langdurige overbelasting voor receptionisten.

Moderne software voor afsprakenbeheer die op hun processen is afgestemd, kan verlichting bieden. Bovendien integreren steeds meer artsen AI-ondersteunde anamnese tijdens de patiëntintake om kostbare tijd in de wachtkamer te besparen.

Doctena benut kunstmatige intelligentie in haar voordeel. Door de integratie met Bingli, een medische chatbot aangedreven door kunstmatige intelligentie, kunnen zowel artsen als patiënten kostbare tijd besparen. Voor de afspraak vraagt Bingli patiënten naar hun medische voorgeschiedenis en eventuele symptomen of klachten. Hierdoor ontvangen zorgprofessionals alle essentiële patiëntinformatie in digitale vorm voor de consultatie.

Op weg naar perfect patiënten- en praktijkbeheer

Er bestaat geen one-size-fits-all-oplossing om wachttijden voor afspraken te verkorten. Het vereist langetermijnmaatregelen en inspanningen binnen het zorgsysteem. Hoewel de instroom van patiënten moeilijk te controleren is, kunnen artsen en hun praktijkteams processen vereenvoudigen. Door gebruik te maken van online boekingsplatformen en het praktijk- en patiëntenbeheer te verbeteren, kunnen ze op lange termijn een beter tijdsbeheer realiseren.