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Comment un cabinet a optimisé sa gestion quotidienne

Publié le 19/05/2025

Beaucoup de cabinets doivent faire face à un défi courant : la gestion des rendez-vous. Entre les appels incessants, les e-mails à traiter et la recherche de créneaux compatibles, l’organisation peut vite devenir un casse-tête. C’est ce que vivait le cabinet dentaire Heinix avant de passer à Doctena pour optimiser sa gestion quotidienne.

« Nous avons enfin trouvé le bon outil », déclare Lauranne van Gemert, responsable du cabinet. Grâce à une plateforme réellement adaptée à leurs besoins, les bénéfices ont été immédiats : réduction du temps administratif, moins d’interruptions liées à la prise de rendez-vous, et plus de temps consacré aux soins.

Moins de tâches administratives grâce à l’agenda médical en ligne

Gérer un cabinet, ce n’est pas seulement fixer des rendez-vous. C’est aussi répondre aux appels, traiter les e-mails, organiser les plannings… autant de tâches qui prennent un temps considérable.
« Avec Doctena, tout est centralisé et facile à retrouver », explique Lauranne. « Avant, nous perdions un temps fou juste pour gérer les rendez-vous. Aujourd’hui, ce temps est consacré à des tâches plus utiles. »

Résultat concret :

75 % des rendez-vous de contrôle sont désormais pris en ligne via Doctena,

Les 25 % restants sont des suivis planifiés directement sur place,

Une évolution significative par rapport à la gestion manuelle que de nombreux secrétaires connaissent encore trop bien !

Réduction des appels patients grâce à la prise de rendez-vous en ligne

Avant Doctena, la planification des rendez-vous était un véritable casse-tête : chaque demande nécessitait un échange personnalisé, souvent par téléphone. « Aujourd’hui, les patients réservent eux-mêmes, sans aller-retour. Le système s’en occupe pour nous. »

Les bénéfices sont immédiats :

  • Moins d’appels et d’e-mails
  • Moins d’erreurs de planning
  • Une meilleure fluidité dans l’organisation du cabinet

Finies les frustrations !

Avant Doctena, le cabinet Heinix utilisait un autre logiciel de prise de rendez-vous pour les cabinets médicaux, mais il ne répondait pas à leurs attentes. « La communication avec le support était lente. Le système était peu intuitif. Et sans formation, j’ai dû tout gérer seule. »

Depuis notre passage à Doctena :

  • Le support est réactif et proactif
  • Le chat intégré permet de poser des questions rapidement
  • L’équipe Doctena prend même des nouvelles régulièrement

« On se sent vraiment accompagnés. Ça change tout. », confie Lauranne.

Plus de temps pour les soins, moins pour l’administratif

À la fin de la journée, ce que recherchent les professionnels de santé, c’est simple : plus de temps pour leurs patients, moins pour les tâches administratives. « Le plus grand avantage ? J’ai enfin du temps pour d’autres priorités », conclut Lauranne.

Et c’est exactement ce que doit offrir une bonne solution d’outil de gestion de planning médical : fonctionner efficacement en arrière-plan, pour permettre aux équipes médicales de se concentrer sur l’essentiel.

👉 Vous aussi, facilitez la gestion de votre cabinet : comme le cabinet Heinix, vous souhaitez sans doute réduire les appels au secrétariat, alléger votre charge administrative et offrir un meilleur service à vos patients.

À propos

Nous nous efforçons d'améliorer les soins aux patients en simplifiant et en sécurisant la communication entre les praticiens et les patients. Avec Doctena, les patients peuvent prendre rendez-vous en toute simplicité et les professionnels de santé peuvent leur envoyer des rappels automatisés en toute sécurité.

Prêt à démarrer avec Doctena ?

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