Politique de confidentialité

La politique de confidentialité de Doctena a été mise à jour le 25 mai 2018

Votre vie privée est importante pour Doctena. Nous avons élaboré la présente politique de confidentialité qui porte sur la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons, transférons et stockons vos renseignements personnels. Veuillez prendre un moment pour vous familiariser avec nos pratiques en matière de confidentialité et nous faire savoir si vous avez des questions.

Notre principe de protection de la vie privée

Comme votre vie privée est importante pour Doctena, nous ne traitons vos données que dans le respect des principes suivants.

  • Nous utilisons toujours vos données personnelles de manière loyale, fiable et transparente pour des buts précis, explicites et légitimes.
  • Vous avez le droit d’être clairement informé de la manière dont nous utilisons vos données personnelles. Nous serons toujours transparents à propos des données que nous recueillons et de la façon dont nous les utilisons.
  • Si vous avez des doutes sur la façon dont nous utilisons vos données personnelles, nous vous aidons à comprendre nos traitements.
  • Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre les abus et les garder en sécurité.
  • Nous nous engageons à respecter toutes les réglementations européennes et nationales en matière de protection de la vie privée et coopérerons avec votre autorité de surveillance nationale en ce qui concerne la protection de la vie privée si nécessaire.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Les données personnelles peuvent être utilisées pour identifier ou contacter directement ou indirectement une seule personne.

Il se peut que l’on vous demande de fournir vos données personnelles quand vous êtes en contact avec Doctena par notre plateforme web gérée par l’une de nos entités nationales ou par l’intégration de nos services dans le site web de votre praticien.

Doctena s’assure que seules les données qui sont opportunes et pertinentes par rapport à ce qui est nécessaire à la poursuite des objectifs déclarés sont collectées, traitées et stockées.

Aucune disposition légale ne vous oblige à nous envoyer les données personnelles que nous demandons, mais, à défaut de les fournir, peut nous empêcher de fournir le service requis, de répondre à vos questions ou d’adapter nos services à vos besoins.

Voici quelques exemples des types de données personnelles que Doctena peut recueillir pour fournir des services de rendez-vous médicaux et de suivi via notre plate-forme Web et comment nous pouvons les utiliser:

Quelles catégories de données sont traitées par Doctena

  • Lorsque vous prenez rendez-vous sans création d’un compte d’utilisateur Doctena, nous pouvons recouvrer les données d’identification personnelle, y compris votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale, adresse électronique, date de naissance, âge, sexe, nationalité, numéro de carte d’identité ou de passeport, numéro d’identification sociale, votre signature, etc. ; des informations sur le trafic pour chaque appel ou session Internet. Ces informations sur le trafic contiennent les numéros appelés, l’identification du numéro de téléphone, les données et la durée de la communication ou la date, la durée et le volume de données de la session Internet ; les moments de connexion.; les données d’identification informatique obtenues dans le cadre de l’accès au site web de Doctena principalement l’adresse IP, votre adresse e-mail, les cookies, la signature électronique.; les données relatives aux soins, y compris la raison de la nomination du praticien, la spécialité du praticien, la fréquence des rendez-vous, le nom du médecin traitant, l’historique et la rétroaction des rendez-vous, et toutes les données appartenant au dossier médical que vous partagez avec le praticien ou que le praticien veut partager avec vous ; les données relatives à l’état civil ou professionnel, en particulier l’état civil, la composition de la famille, la profession,….;
  • Lorsque vous créez un compte utilisateur Doctena, nous pouvons, en plus des données mentionnées ci-dessus, collecter d’autres données telles que les données relatives à votre login et mot de passe, ainsi que les données relatives aux données de préférence, les données historiques.

Comment nous utilisons vos données personnelles

  • Les données personnelles que nous recueillons sont destinées à nous permettre : de faire correspondre vos demandes de rendez-vous avec les disponibilités du praticien, de vous informer, ainsi que votre praticien, sur l’état des rendez-vous et des services de suivi, de recueillir des feedback, de transmettre vos données personnelles au praticien pour traiter votre rendez-vous et de fournir à la fois un soutien pour la prise de rendez-vous et la gestion du calendrier associé.
  • Si en plus, vous créez un compte utilisateur Doctena, les données collectées nous permettent d’établir et de gérer votre profil de données personnelles, vos préférences et vos feedbacks, de gérer les liens vers vos rendez-vous médicaux et son historique, de faciliter la prise des nouveaux rendez-vous avec les praticiens liés à votre compte et d’améliorer la qualité de notre service.

Pour chacune des finalités énumérées ci-dessus, la collecte et le traitement des données sont effectués conformément à la législation en vigueur et aux règlements sur la protection des données à caractère personnel, y compris le règlement de l’Union européenne (UE) 2016/679. 27 avril 2016.

Par conséquent, la collecte et le traitement sont basés soit sur le fait que le traitement est nécessaire à l’exécution du service auquel vous êtes partie, soit sur l’exécution des mesures prises à votre demande ; si le traitement est nécessaire pour remplir une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ; sur votre consentement ; un intérêt reconnu comme légitime de notre part.

L’intérêt légitime est la base juridique sur laquelle Doctena recueille et traite les données afin de fournir à ses utilisateurs la meilleure qualité de service possible, ainsi que le meilleur suivi possible de leurs rendez-vous et de leurs communications (vérifications de vos données de contact, confirmations, rappels et feedback). Le même principe s’applique lorsque Doctena recueille et traite des données pour améliorer le fonctionnement de son Site et pour effectuer des enquêtes de satisfaction facultatives sur ses services afin de les améliorer.

Qui s’occupe de vos données

Vos données peuvent être partagées avec certains de nos départements internes dans le cadre strict de leurs missions, y compris les membres de la gestion des services, du service juridique et de la conformité, de l’audit interne et du service informatique.

  • Si vous demandez un rendez-vous via notre site web, seul votre praticien est responsable du traitement de vos données personnelles et de rendez-vous et est responsable de l’exécution de votre droit à la vie privée et prend soin de vos données. Toutes les demandes connexes doivent être adressées au praticien ou nous vous les ferons parvenir. Doctena, en tant que sous-traitant du praticien, ne peut agir sur les données personnelles que sur instruction explicite du praticien.
  • Si vous créez un compte utilisateur Doctena, Doctena devient le responsable du traitement uniquement pour les données collectées pour créer ce compte et fournies par vous lorsque vous êtes connecté (profil de données personnelles, préférences, feedback de service, liens vers vos rendez-vous chez le médecin et son historique). Pour cette partie, Doctena est responsable de l’exécution de vos droits à la vie privée et prend soin de vos données. Toutes les données recueillies par votre praticien auprès de vous ou transférées par Doctena de votre compte au praticien demeurent sous le contrôle exclusif du praticien, tel que mentionné précédemment.

Cookies et autres technologies

Les sites Web de Doctena, les services en ligne, les applications interactives, les messages électroniques peuvent utiliser des “cookies” et d’autres technologies telles que les balises pixel et les pixels espions. Ces technologies nous aident à mieux comprendre le comportement des utilisateurs, à nous dire quelles parties de nos sites Web ont été visitées et à faciliter et mesurer l’efficacité de votre expérience. Conformément à la réglementation européenne, nous traitons les données collectées par les cookies et autres technologies comme des informations personnelles.

La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter automatiquement les cookies. En général, vous pouvez empêcher l’enregistrement de cookies sur votre disque dur en sélectionnant “Ne pas accepter les cookies” dans les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour demander l’autorisation avant d’enregistrer des cookies. Enfin, vous pouvez supprimer à tout moment les cookies précédemment installés.

Veuillez consulter les instructions de votre navigateur pour savoir comment mettre en œuvre cette mesure. Toutefois, si vous définissez vos paramètres de confidentialité comme tels, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser pleinement toutes les fonctionnalités de notre site Web.

Par conséquent, nous vous informons que votre navigation sur le site Web de Doctena ou l’utilisation de services en ligne et d’applications interactives peut être limitée. Cela pourrait également être le cas lorsque Doctena ou l’un de ses fournisseurs de services ne peut pas reconnaître, pour des raisons de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par le terminal, la langue et les paramètres d’affichage, ou le pays à partir duquel le terminal semble connecté à Internet.

Si nécessaire, Doctena décline toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé du Site et des services offerts par Doctena, résultant soit du refus des Cookies, soit de l’impossibilité pour Doctena de s’enregistrer ou de consulter les Cookies nécessaires à leur fonctionnement en raison de votre choix.

Notre site Web utilise Google Analytics. Il s’agit d’un service de Google Inc. “(” Google “) pour l’analyse des accès aux sites Web et nous permet d’améliorer notre présence sur Internet. Les données collectées au moyen d’un cookie (adresse IP, temps d’accès, durée d’accès) sont transmises aux serveurs de Google aux Etats-Unis et y sont stockées. L’évaluation des activités sur notre site Web nous est transmise sous forme de rapports. Google est susceptible de transmettre les données collectées à des tiers si la loi l’exige ou si des tiers traitent ces données pour le compte de Google. Cependant, pour éviter que Google puisse avoir une éventuelle relation personnelle directe avec vous, nous utilisons la fonction “anonyme”. Ainsi, les adresses IP ne sont traitées qu’en abrégé. En utilisant notre site Internet, vous consentez au traitement des données collectées par Google à votre sujet.

Il existe des extensions de navigateur qui vous permettent de désactiver et de contrôler le suivi de Google Analytics.

Marketing et publicité

En plus de fournir nos services, et sur opt-in explicite pour le newsletter par l’utilisateur, nous utiliserons vos données personnelles pour communiquer avec vous au sujet de nos offres ou promotions marketing et pour recommander d’autres services qui peuvent vous intéresser. Ces offres peuvent contenir des références à de nouvelles offres web et d’information en ligne avec les présentes fins de traitement.

Si vous ne souhaitez plus recevoir ces recommandations ou lettres d’information de notre part, vous pouvez vous y opposer à tout moment en désactivant cette option dans vos paramètres, en nous contactant ou en utilisant le lien que vous trouverez dans chacune de nos communications.

Non-divulgation à des tiers

Vos données personnelles ne seront pas divulguées à des tiers, sauf si vous avez expressément donné votre consentement ou si nous sommes obligés de les divulguer, par exemple à la suite d’une décision de justice ou d’une décision officielle.

Ce n’est que dans le cas d’une vente d’actifs/actions de la société, ou lors d’une cession, fusion ou dissolution de la société, nous pourrions partager vos données avec la nouvelle entité juridique lorsque les objectifs définis dans le présent avis demeurent les mêmes.

Transfert en dehors de l’Union européenne

Nous ne transférons aucune de vos données personnelles vers des serveurs situés en dehors de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE), sauf si ce traitement est couvert par une décision d’adéquation prise par la Commission européenne. Ceci s’applique également à tous nos sous-traitants.

En tout état de cause, si un transfert est effectué vers un pays tiers ou une organisation internationale non couverte par une décision d’adéquation prise par la Commission européenne, vous serez informé avant tout traitement afin de pouvoir faire valoir votre droit d’opposition.

Protection des données personnelles

Doctena prend la sécurité de vos données personnelles très au sérieux. Les services en ligne de Doctena protègent vos informations personnelles pendant le transit en utilisant un cryptage tel que Transport Layer Security (TLS). Lorsque vos données personnelles sont stockées par Doctena, nous utilisons des systèmes informatiques à accès limité hébergés dans des installations utilisant des mesures de sécurité physique. Les données sont stockées sous forme cryptée, y compris lorsque nous utilisons le stockage de tiers.

Doctena travaille avec d’autres sociétés, telles que les fournisseurs d’email et de SMS, pour fournir ses services. La sélection d’une tierce partie suit un processus de sélection complet. Dans ce processus de sélection, chaque prestataire de services est soigneusement sélectionné en fonction de ses compétences techniques et organisationnelles en matière de protection des données. Un contrat pour le traitement des données personnelles ne sera conclu que s’il est conforme aux exigences de sécurité identifiées, y compris les exigences des réglementations européennes et nationales. Vous pouvez consulter ici la liste de nos sous-processeurs..

Si vous créez un compte d’utilisateur Doctena par notre site Web, nous vous recommandons, pour des raisons de sécurité, d’utiliser un mot de passe fiable pour protéger vos données personnelles et de toujours garder ce mot de passe secret. Par mot de passe fiable, nous entendons au moins 6 caractères, y compris une combinaison de lettres, de chiffres et de symboles. Votre mot de passe doit également être changé périodiquement (nous vous recommandons de le changer tous les 6 mois).

Intégrité et conservation des données personnelles

Doctena vous permet de garder vos données personnelles exactes, complètes et à jour. Nous conserverons vos données personnelles pendant la période nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente déclaration de confidentialité et pas plus de deux ans de non-activité, à moins qu’une période de conservation plus longue soit exigée par votre praticien ou permise par la loi nationale.

Pour protéger ces données contre la destruction accidentelle ou malveillante, lorsque nous les retirons de nos services, il se peut que nous ne supprimions pas immédiatement les copies restantes de nos serveurs ou systèmes de sauvegarde. La destruction complète se produira après un cycle complet de sauvegarde.

Accès aux données personnelles

Vous pouvez contribuer à garantir l’exactitude, l’exhaustivité et la mise à jour de vos données personnelles et de vos préférences en vous connectant à votre compte. Pour les autres données personnelles que nous détenons, nous vous donnerons accès (y compris une copie) à toute fin, y compris pour demander que nous corrigions les données si elles sont inexactes ou les supprimons si Doctena n’est pas tenue de les conserver en vertu de la loi ou à des fins commerciales légitimes. Dans ce cas, les demandes d’accès, de correction ou de suppression peuvent être faites par notre délégué à la protection des données (DPD) (voir contacts ci-dessous).

Notre engagement envers la protection de votre vie privée à l’échelle de l’entreprise

Pour assurer la sécurité de vos données personnelles, nous communiquons nos lignes directrices en matière de confidentialité et de sécurité aux employés de Doctena et appliquons strictement les mesures de protection de la vie privée au sein de l’entreprise.

Questions et droits en matière de protection de la vie privée

Vous avez le droit de:

  • accéder aux données que nous détenons à votre sujet (article 15 RGPD),
  • demander la portabilité de vos données personnelles, c’est-à-dire le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, communément utilisé et lisible ou de les faire envoyer directement à un autre responsable du traitement, lorsque ces données font l’objet d’un traitement automatisé basé sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD),
  • nous demander de corriger (article 16 RGPD), mettre à jour, verrouiller complètement ou effacer vos données personnelles (article 17 du RGPD) trouvées dans nos dossiers si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou lorsque la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage est interdit,
  • nous signaler toute utilisation abusive de vos données personnelles,
  • obtenir la limitation du traitement dans certaines circonstances comme par exemple la limitation de l’utilisation des données dont vous contestez l’exactitude, pour une période nous permettant de vérifier l’exactitude des données (article 18 RGPD),
  • retirer votre consentement au traitement de vos données à tout moment, sans compromettre la licéité du traitement fondé sur le consentement avant ce retrait et à moins que le traitement soit fondé sur une base juridique différente de celle du consentement 13-2c (RGPD),
  • déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données de votre pays et/ou du Grand-Duché de Luxembourg (Commission nationale pour la protection des données – CNPD),
  • s’opposer au traitement à moins que nous puissions démontrer qu’il est fondé sur des motifs légitimes (article 21 du RGPD),

 

Vous pouvez adresser vos questions concernant le traitement de vos données personnelles et l’exercice de vos droits mentionnés ci-dessus à l’attention de notre délégué à la protection des données (DPD) en utilisant:

https://privacy.doctena.com

Pour faciliter la gestion de vos questions et demandes, Doctena a désigné des responsables externes de la protection des données. Pour toutes les informations concernant vos données personnelles, vous pouvez utiliser les contacts suivants en fonction de votre pays:

Matthieu AUBIGNY

itrust consulting sàrl
55, Rue Gabriel Lippman
L-6947 Niederanven (Luxembourg)

Phone :+352 261 762 12
Website : www.itrust.lu

Kemal Webersohn, LL.M

WS Datenschutz GmbH
Meinekestraße 13
10719 Berlin (Germany)

Fax : +49 30 88 72 07 88
Website: www.ws-datenschutz.de

Email :
privacy-belgium@doctena.com
privacy-netherlands@doctena.com
privacy-luxembourg@doctena.com
Email:
privacy-germany@doctena.com
privacy-austria@doctena.com
privacy-switzerland@doctena.com

Lorsqu’une question ou une demande de renseignements personnels est reçue, nous avons une équipe spécialisée qui triage les personnes-ressources et cherche à répondre à la problématique ou à la question que vous cherchez à soulever. Lorsque votre question peut être de nature plus substantielle, il se peut que l’on vous demande plus de données. Tous ces contacts de fond reçoivent une réponse. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse reçue, vous pouvez adresser votre plainte à l’autorité nationale chargée des données.

Doctena peut mettre à jour sa déclaration de confidentialité de temps en temps. Lorsque nous modifions la politique de façon importante, un avis sera affiché sur notre site Web avec la mise à jour de la déclaration de confidentialité.

S’il y a des changements majeurs qui sont incompatibles avec le but pour lequel les données ont été recueillies, nous demanderons un consentement renouvelé.

Doctena SA – 6 Rue Adolphe, L-1116 Luxembourg (Luxembourg)
Doctena Austria (formally a3L e-solutions) – Mooslackengasse 17, A-1190 Wien (Austria)
Doctena Belgium Sprl – Square de Meeus 37, B-1000 Bruxels (Belgium)
Doctena Switzerland GmbH – Hagenholzstrasse 83b, 8050 Zürich (Switzerland)
Doctena Germany GmbH – Urbanstrasse 116, 10967 Berlin (Germany)
Doctena Netherlands BV – Barbara Strozzilaan 201, 1083 HN Amsterdam (Netherlands)
Sanmax Sprl – Square de Meeus 37, B-1000 Bruxels (Belgium)