Découvrez Doctena Virtual Assistant

Pour ne plus manquer d’appels, alléger la charge administrative et rester maître de votre organisation.

Chaque jour, les cabinets médicaux et structures de santé reçoivent un volume important d’appels téléphoniques. Même avec la prise de rendez-vous en ligne, de nombreux patients préfèrent encore appeler, ce qui génère une charge de travail supplémentaire.

La solution : Doctena Virtual Assistant est un assistant vocal intelligent, au ton naturel, conçu pour les cabinets individuels, les cabinets de groupe et les centres pluridisciplinaires.

Que se passe-t-il lorsqu’un patient appelle votre cabinet ?

Appuyez sur « Play » pour entendre comment le Doctena Virtual Assistant répond

Conçu pour votre tranquillité d’esprit

Flexible activation feature
natural voice and multiple languages feature
secure and compliant feature

L’impact réel pour les cabinets

Les cabinets qui l’ont déjà testé indiquent que 60 à 80 % des appels entrants sont désormais pris en charge automatiquement, réduisant significativement la charge administrative.

Exemple concret : un cabinet recevait environ 300 appels par jour. Malgré trois secrétaires, près de 80 appels restaient sans réponse lors des périodes de forte affluence (par exemple le lundi matin). Depuis l’utilisation du Doctena Virtual Assistant, aucun appel n’est perdu et l’équipe de secrétariat est soutenue précisément lorsque la demande est la plus élevée.

Image of doctena virtual assistant

Avec Doctena Virtual Assistant, vous bénéficiez de :

  • La prise de rendez-vous se fait directement dans votre agenda Doctena, selon vos disponibilités.

  • L’intégration directe grâce à une synchronisation en temps réel avec votre agenda Doctena Pro.

  • Informations aux patients en partageant des éléments pratiques prédéfinis, comme les horaires d’ouverture.

  • Synthèses d’appels claires pour faciliter le suivi (ex. demandes d’ordonnance, annulations, etc.).

Ce qu’il ne fait pas :

  • Il ne remplace pas votre personnel médical ou administratif.

  • Il ne prend pas de décisions médicales et ne fournit pas de conseils médicaux.

  • Il n’agit pas en dehors des règles et de la supervision du cabinet.

Mise en place rapide – Intégration directe – Sans compétence technique requise
C’est simple ✔

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Prêt(e) à simplifier la gestion des appels dans votre cabinet ?

Contactez-nous pour découvrir comment Doctena Virtual Assistant peut s’intégrer à votre organisation.

Notre équipe se tient à votre disposition pour analyser la manière dont le Virtual Assistant peut s’intégrer dans votre cabinet et votre organisation. L’onboarding et la configuration sont entièrement accompagnés par l’équipe Doctena.

Retour d’expérience client

“Grâce aux questions ciblées posées par l’assistant virtuel, les rappels de notre équipe sont devenus plus efficaces et mieux structurés. Les patients reçoivent désormais une réponse par téléphone, même en dehors des heures d’ouverture.”

Dr. Schöllchen, mkg Bremen

Retour d’expérience client

“Grâce aux questions ciblées posées par l’assistant virtuel, les rappels de notre équipe sont devenus plus efficaces et mieux structurés. Les patients reçoivent désormais une réponse par téléphone, même en dehors des heures d’ouverture.”

Dr. Schöllchen, mkg Bremen

Nos FAQ les plus consultées

L’assistant téléphonique IA de Doctena, le Doctena Virtual Assistant, est une solution de télésecrétariat médical automatisé qui prend en charge les appels de votre cabinet 24h/24 et 7j/7.
Contrairement à un secrétariat téléphonique traditionnel, il est directement intégré à votre agenda Doctena Pro. Il peut réserver des rendez-vous en temps réel, sans intervention humaine.
Il assure un accueil téléphonique professionnel, détecte automatiquement la langue de l’appelant et applique uniquement les règles définies par votre cabinet.

Lorsqu’un patient appelle, l’assistant :

  • identifie la demande du patient
  • réserve un rendez-vous directement dans votre agenda
  • répond aux questions fréquentes comme les horaires ou consignes de préparation
  • pose des questions ciblées si nécessaire
  • transfère l’appel à votre équipe si la situation l’exige

Vous choisissez quand activer la solution : en continu, en dehors des heures d’ouverture, pendant les pics d’appels ou après un certain nombre de sonneries sans réponse.

Oui. Vous pouvez configurer des règles de gestion des appels directement dans votre agenda Doctena Pro.

Concrètement, l’assistant peut :

  • Demander au patient le motif de consultation
  • Orienter le patient vers le bon type de rendez-vous
  • Identifier et rediriger les situations urgentes selon votre protocole interne
  • Donner des instructions spécifiques lorsque certains mots clés sont mentionnés

L’assistant ne prend aucune décision médicale. Il applique strictement les règles définies par votre cabinet afin d’assurer une orientation correcte des patients et une gestion appropriée des demandes urgentes.

Oui. L’assistant téléphonique est conçu pour les médecins généralistes, spécialistes, dentistes, kinésithérapeutes et autres professionnels de santé.

Il permet de :

  • réduire les interruptions pendant les consultations
  • éviter la surcharge du secrétariat
  • améliorer l’accessibilité du cabinet
  • offrir un accueil téléphonique constant et professionnel

Même les cabinets recevant plusieurs centaines d’appels par jour peuvent éliminer les appels manqués.

Oui. La protection des données est une priorité absolue.
L’assistant téléphonique IA de Doctena est conforme au RGPD, utilise des connexions chiffrées et repose sur un hébergement sécurisé en Europe.
Toutes les données patients et les journaux d’appels sont traités selon les standards les plus stricts en matière de sécurité des données médicales.

L’assistant téléphonique est disponible en option pour 89 € par mois, sans frais d’installation dans le cadre de l’offre de lancement. Les 100 premières minutes d’appels sont incluses. Les minutes supplémentaires sont facturées à un tarif fixe.

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