Der Virtual Assistant von Doctena

Kein Anruf geht verloren. Weniger Verwaltungsaufwand. Volle Kontrolle.

Jeden Tag erhalten Arztpraxen und Gesundheitseinrichtungen eine hohe Anzahl an Telefonanrufen. Selbst wenn eine Online-Terminbuchung angeboten wird, rufen viele Patienten weiterhin lieber an. Das führt zu zusätzlicher Belastung im Praxisalltag.

Die Lösung: Der Virtual Assistant von Doctena ist ein intelligenter, natürlich klingender Sprachassistent. Er wurde speziell für Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen und multidisziplinäre Zentren entwickelt.

Was passiert, wenn ein Patient Ihre Praxis anruft?

Drücken Sie auf „Play“, um zu hören, wie der Doctena Virtual Assistant antwortet

Entwickelt für mehr Gelassenheit im Praxisalltag

Flexible activation feature
natural voice and multiple languages feature
secure and compliant feature

Spürbarer Mehrwert für Praxen

Praxen, die den Virtual Assistant bereits getestet haben, berichten, dass 60-80% der eingehenden Anrufe automatisch bearbeitet werden. Der administrative Aufwand wird dadurch deutlich reduziert.

Praxisbeispiel: Eine Praxis erhielt rund 300 Anrufe pro Tag. Trotz drei Sekretärinnen blieben während Stoßzeiten, zum Beispiel montagmorgens, etwa 80 Anrufe unbeantwortet. Seit dem Einsatz des Virtual Assistant von Doctena gehen keine Anrufe mehr verloren und das Team wird genau dann unterstützt, wenn die Nachfrage am höchsten ist.

Image of doctena virtual assistant

Mit Doctenas Virtual Assistant profitieren Sie von

  • Terminbuchung: Termine werden direkt und automatisch in Ihrem Doctena Kalender gebucht, entsprechend Ihrer Verfügbarkeiten.

  • Direkte Integration: Der Assistent ist vollständig mit Ihrem Doctena Pro Kalender synchronisiert.

  • Patienteninformation: Weitergabe vordefinierter Basisinformationen wie Öffnungszeiten oder organisatorische Hinweise.

  • Klare Anrufzusammenfassungen: Sie erhalten übersichtliche Zusammenfassungen zu Anrufen, zum Beispiel zu Rezeptanfragen oder Terminabsagen.

Was der Virtual Assistant nicht ist

  • Er ersetzt weder Ihr medizinisches, gesundheitliches noch Ihr administratives Personal.

  • Er trifft keine medizinischen Entscheidungen und gibt keine gesundheitlichen Auskünfte.

  • Er arbeitet ausschließlich innerhalb der von der Praxis festgelegten Regeln und unter deren Aufsicht.

Einfache Einrichtung – Direkte Integration mit Doctena – Keine technischen Vorkenntnisse erforderlich.
Es ist ganz einfach ✔

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Bereit für eine effizientere Anrufverwaltung?

Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie der Virtual Assistant von Doctena optimal in Ihren Arbeitsablauf passt.

Unser Account-Management-Team unterstützt Sie gerne dabei, herauszufinden, wie der Virtual Assistant in Ihre Praxis und Ihre Abläufe passt. Onboarding und Einrichtung werden vollständig vom Doctena-Team begleitet.

Doctena ist für IMPULSEO III-Erstattungen berechtigt!

IMPULSEO III ist ein staatliches Förderprogramm, das medizinische Praxen dabei unterstützt, in Lösungen zu investieren, die die Zugänglichkeit, Organisation und den Patientenservice verbessern.

Über IMPULSEO III können Behandler eine Erstattung für Lösungen erhalten, die das Management von Patientenanrufen unterstützen. Die Förderung deckt 50 % der Kosten oder bis zu ca. 3.400 € bis 4.820 € pro Jahr ab. Bitte beachten Sie, dass die Förderungen regional verwaltet werden. Weitere Informationen und Details finden Sie bei Vivalis (Brüssel), Zorg en Gezondheid (Flandern) und AVIQ (Wallonie).

Kundenfeedback

„Da der Virtual Assistant gezielte Fragen stellt, sind die Rückrufe unseres Teams deutlich effizienter und strukturierter geworden. Außerdem erhalten Patienten nun auch außerhalb der Öffnungszeiten eine telefonische Antwort.“

Dr. Schöllchen, mkg Bremen

Kundenfeedback

„Da der Virtual Assistant gezielte Fragen stellt, sind die Rückrufe unseres Teams deutlich effizienter und strukturierter geworden. Außerdem erhalten Patienten nun auch außerhalb der Öffnungszeiten eine telefonische Antwort.“

Dr. Schöllchen, mkg Bremen

Häufig gestellte Fragen

Der Virtual Assistant von Doctena ist eine automatisierte Lösung für das medizinische Anrufmanagement, die Ihre Praxisanrufe rund um die Uhr übernimmt.

Im Gegensatz zu einem klassischen Telefonsekretariat ist er direkt in Ihren Doctena Pro Kalender integriert. Termine können in Echtzeit gebuch werden, ganz ohne menschliches Eingreifen.

Er sorgt für eine professionelle Anrufannahme, erkennt automatisch die Sprache des Anrufers und befolgt ausschließlich die von Ihrer Praxis definierten Regeln.

Wenn ein Patient anruft, übernimmt der KI-Telefonassistent:

  • Er erkennt das Anliegen des Patienten
  • Er bucht einen Termin direkt in Ihrem Kalender
  • Er beantwortet häufige Fragen wie Öffnungszeiten oder Vorbereitungshinweise
  • Er stellt bei Bedarf gezielte Rückfragen
  • Er leitet den Anruf an Ihr Team weiter, wenn es erforderlich ist

Sie entscheiden, wann die Anrufmanagement Software aktiviert wird: dauerhaft, außerhalb der Öffnungszeiten, zu Stoßzeiten oder nach einer bestimmten Anzahl unbeantworteter Klingelzeichen.

Ja. Sie können Regeln für das Anrufmanagement direkt in Ihrem Doctena-Kalender festlegen.

Das bedeutet, der KI-Telefonassistent kann:

  • Den Behandlungsanlass des Patienten abfragen
  • Den Patienten dem passenden Termin oder der richtigen Sprechstunde zuordnen
  • Dringende Fälle gemäß Ihrem internen Notfallprotokoll erkennen und weiterleiten
  • Spezifische Hinweise geben, wenn bestimmte Schlüsselbegriffe genannt werden

Der digitale Telefonassistent trifft keine medizinischen Entscheidungen. Er setzt ausschließlich die von Ihrer Praxis definierten Regeln um, um Patienten korrekt zu steuern und dringende Anfragen sicher zu behandeln.

Ja. Der KI-Telefonassistent wurde für Hausärzte, Fachärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten und andere Gesundheitsfachkräfte entwickelt.

Er hilft dabei:

  • Unterbrechungen während der Sprechstunde zu reduzieren
  • das Praxisteam zu entlasten
  • die Erreichbarkeit der Praxis zu verbessern
  • eine durchgehend professionelle Telefonannahme sicherzustellen

Selbst Praxen mit mehreren hundert Anrufen pro Tag können verpasste Anrufe deutlich reduzieren.

Ja. Der Datenschutz hat höchste Priorität.

Der KI Telefonassistent von Doctena ist DSGVO konform, nutzt verschlüsselte Verbindungen und basiert auf einer sicheren Datenverarbeitung in Europa.

Alle Patientendaten und Anrufprotokolle werden nach strengsten Standards für medizinische Datensicherheit verarbeitet.

Der Telefonassistent ist optional für 89 € pro Monat erhältlich, ohne Installationskosten im Rahmen des Einführungsangebots.

Die ersten 100 Gesprächsminuten sind inklusive. Zusätzliche Minuten werden zu einem festen Tarif berechnet.

Bringen Sie Ihre Praxis auf das nächste Level mit demLogo Doctena