Patienten kontaktieren ihre Arztpraxis aus vielen Gründen, die meist sehr einfach sind:

• einen Termin buchen
• einen Termin absagen oder verschieben
• eine Rezeptverlängerung anfragen
• praktische Informationen wie Öffnungszeiten erfragen
• eine Nachricht für den Arzt oder das Team hinterlassen

In vielen Fällen möchten Patienten kein langes Gespräch führen. Sie wollen einfach schnell etwas organisieren.

Wenn Anrufe nicht sofort angenommen werden:

• versuchen Patienten später erneut anzurufen
• sie verschieben ihr Anliegen
• oder suchen im schlimmsten Fall online nach einer anderen Praxis

Praxen bemerken diese verpassten Kontakte oft nicht. Für sie sieht es einfach nach einem normalen, aber geschäftigen Tag aus.

Die Erreichbarkeit zu verbessern, ohne die administrative Belastung zu erhöhen, ist daher eine Herausforderung, die viele Praxen kennen.

Um hohe Anrufvolumen zu bewältigen, nutzen viele Praxen ein Telefonsekretariat. Eingehende Anrufe werden an ein externes Team weitergeleitet, das im Namen der Praxis antwortet.

Diese Dienste bieten wertvolle Unterstützung, insbesondere wenn intern kein großes Empfangsteam vorhanden ist.

Dennoch zeigen sich mit der Zeit gewisse Einschränkungen:

• Da die Operatoren außerhalb der Praxis arbeiten, fehlt oft der vollständige Überblick über den Praxisalltag
• Kleine Details, die intern sofort klar sind, sind extern schwerer zu erfassen
• Operatoren müssen häufig Nachrichten notieren, anstatt Termine direkt zu buchen
• Einige Anfragen erfordern dennoch einen Rückruf durch die Praxis
• Personalwechsel oder Abwesenheiten können die Kontinuität beeinträchtigen
• Operatoren kennen nicht alle spezifischen Details der Praxis

Ein weiteres Problem entsteht bei Personalausfällen. Wie jedes Team ist auch ein Telefonsekretariat von menschlicher Verfügbarkeit abhängig. Bei Krankheit oder Abwesenheit übernimmt möglicherweise ein weniger vertrauter Operator.

Diese Punkte machen Telefonsekretariate nicht ineffektiv, sondern zeigen die Grenzen eines rein menschlichen Modells auf.

Mit der Weiterentwicklung der Gesundheitskommunikation suchen Praxen zunehmend nach Lösungen, um:

• den administrativen Druck zu reduzieren
• die Erreichbarkeit für Patienten zu verbessern
• wiederkehrende Anfragen effizienter zu bearbeiten

Viele Anrufe folgen klaren Mustern. Sie sind kurz, strukturiert und wiederkehrend.

Laut der Weltgesundheitsorganisation können digitale Gesundheitslösungen den Zugang zur Versorgung verbessern und Ineffizienzen reduzieren, insbesondere in Kommunikationsprozessen.

Auch die OECD hebt hervor, dass die Optimierung administrativer Prozesse wie Terminplanung und Anrufmanagement die Arbeitsbelastung reduziert und die Effizienz steigert.

Das macht Routineanrufe besonders geeignet für Automatisierung, sofern die Nutzererfahrung klar und einfach bleibt.

• bis zu 60 bis 80 Prozent weniger verpasste Anrufe
• bis zu 40 Prozent weniger manuelle Anrufbearbeitung
• 15 bis 20 Prozent mehr Terminbuchungen außerhalb der Öffnungszeiten

Der Doctena Virtual Assistant wurde entwickelt, um dieses Problem gezielt zu lösen.

Anstatt Anrufe an einen menschlichen Operator weiterzuleiten, nimmt der Assistant selbst ab, mit einer natürlich klingenden KI Stimme. Er versteht die Anliegen der Patienten und führt sie durch den Prozess.

Da er direkt mit dem Doctena Pro Kalender verbunden ist, arbeitet er in Echtzeit:

• verfügbare Termine vorschlagen
• Termine sofort buchen
• Absagen oder Verschiebungen erfassen
• strukturierte Nachrichten aufnehmen

So werden viele Routineanrufe sofort erledigt, ohne zusätzlichen Aufwand für das Empfangsteam.

Der Virtual Assistant arbeitet nicht ohne Kontext. Er wird mit einer praxisindividuellen Wissensbasis konfiguriert und kann dadurch konsistente Antworten liefern.

Er kann Informationen bereitstellen wie:

• Öffnungszeiten
• Praxisadresse und Anfahrtsbeschreibung
• Vorbereitungsanweisungen für Termine
• administrative Informationen der Praxis

Im Gegensatz zu menschlichen Operatoren greift er immer auf dieselbe strukturierte Wissensbasis zu. Das sorgt für klare und konsistente Informationen bei jedem Anruf.

Viele Praxen stellen sich die Frage: Wie klingt ein Gespräch mit einem Virtual Assistant?

Ein kurzes Beispiel zeigt, wie der Assistant mit Patienten interagiert, Fragen stellt und durch den Prozess führt.

Der Virtual Assistant ersetzt das Empfangsteam nicht, sondern unterstützt es in den Momenten, in denen das Telefon schwer zu bewältigen ist.

Moderne Gesundheitskommunikation bedeutet nicht mehr, zwischen menschlicher Interaktion und digitaler Lösung zu wählen. Es geht darum, eine hybride Umgebung zu schaffen.

Technologie übernimmt das Volumen. Menschen konzentrieren sich auf die Versorgung. So ist Ihre Praxis nie zu beschäftigt, um Patienten zu helfen, egal ob sie um Mitternacht anrufen oder morgens um 9 Uhr am Empfang stehen.

Bereit, Ihren Empfang zu transformieren? Verpassen Sie keinen Anruf mehr. Schließen Sie sich den vielen Praxen an, die ihre Kommunikation optimieren.

Was ist ein medizinisches Telefonsekretariat?

Ein medizinisches Telefonsekretariat ist ein externer Service, der eingehende Anrufe, Termine, Nachrichten und einfache Patientenanfragen für eine Praxis verwaltet.

Was ist ein Telefonsekretariat für Ärzte?

Ein Telefonsekretariat unterstützt Ärzte bei der Anrufannahme und Terminorganisation und reduziert die Arbeitsbelastung am Empfang.

Welche Alternativen gibt es zum Telefonsekretariat im Gesundheitswesen?

Alternativen sind digitale Lösungen wie ein Virtual Assistant, ein KI Assistant oder ein KI Telefonassistent.

Was ist ein Virtual Assistant für Arztpraxen?

Ein Virtual Assistant ist eine digitale Lösung, die Anrufe, Terminbuchungen und Informationen automatisch ohne menschliches Eingreifen verwaltet.

Was ist ein KI Telefonassistent?

Ein KI Telefonassistent beantwortet Anrufe mithilfe künstlicher Intelligenz, versteht Patientenanfragen und führt Aktionen wie Terminbuchungen oder Absagen aus.

Wie funktioniert ein digitaler Telefonassistent in einer Praxis?

Er ist mit dem Praxiskalender verbunden und verarbeitet strukturierte Anfragen wie Terminbuchungen, Absagen und Informationsanfragen in Echtzeit.

Was bedeutet Anrufmanagement in Arztpraxen?

Anrufmanagement beschreibt die Organisation und Bearbeitung eingehender Patientenanrufe, einschließlich Annahme, Terminvergabe und Nachverfolgung.

Was ist ein Telefonassistent für eine Arztpraxis?

Ein Telefonassistent hilft bei der Verwaltung eingehender Anrufe, entweder durch menschliche Operatoren oder KI Systeme, und verbessert so Erreichbarkeit und Effizienz.