Hoe Doctena het agendabeheer in praktijken vereenvoudigt
Gepubliceerd op 19/05/2025
Elke zorgpraktijk kent het probleem: de telefoon gaat de hele dag door, e-mails stapelen zich op, en het is steeds zoeken naar een geschikt moment voor zowel patiënt als zorgverlener. Voor praktijk Heinix, een drukbezochte tandartspraktijk in Antwerpen, was dat lange tijd de dagelijkse realiteit – tot ze overstapten naar Doctena.
“We hebben eindelijk het juiste systeem gevonden,” zegt Lauranne van Gemert, de praktijkmanager. Dankzij een online boekingssysteem dat écht werkt, is het verschil duidelijk merkbaar: minder administratie, minder onderbrekingen – en meer tijd voor de zorg van patiënten.
Minder administratieve last
Een praktijk runnen gaat verder dan alleen afspraken inplannen. Tussen telefoons, e-mails en het agendaoverzicht, verliezen medewerkers veel tijd.
“Met Doctena is alles gecentraliseerd en gemakkelijk terug te vinden,” zegt Lauranne. “Voorheen verloren we veel tijd aan het beheren van afspraken. Nu besteden we die tijd aan belangrijkere zaken.”
En de cijfers spreken voor zich: bij praktijk Heinix wordt 75% van alle controleafspraken via Doctena geboekt. De overige 25% zijn opvolgafspraken die op locatie worden vastgelegd. Een grote verandering vergeleken met manuele planning – herkenbaar voor veel praktijkmedewerkers.
Minder telefoons, minder e-mails – een soepelere workflow
Voor de overstap naar Doctena, kostte het inplannen van afspraken veel tijd. Patiënten belden of mailden, en elke aanvraag moest individueel worden verwerkt. “Nu boeken patiënten zelf, en hoeven we niet meer heen en weer te communiceren om een geschikt moment te vinden,” aldus Lauranne. “Het systeem regelt dat voor ons.”
Dat bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor minder fouten en een beter overzicht.
Hoe patiënten wennen aan online boeken
De overstap naar online boekingen was niet zonder uitdagingen. Sommige patiënten ondervonden in het begin problemen met het bevestigingsproces. Kleine typefouten of een vergeten komma konden verhinderen dat sms-bevestigingen aankwamen. Maar intussen zijn deze technische details opgelost.
Zoals bij elke verandering hadden sommige patiënten tijd nodig om te wennen – zeker wie minder digitaal vaardig is. Intussen waarderen de meesten vooral het gemak om 24/7 een afspraak te kunnen boeken.
Een flexibel systeem dat zich aanpast aan de praktijk
Een groot voordeel van Doctena is de flexibiliteit. In tegenstelling tot standaardtools kan het systeem aangepast worden aan de noden van de praktijk.
“We zijn een groepspraktijk met meerdere locaties en tandartsen met verschillende werkuren,” zegt Lauranne. “Niet iedereen wil dezelfde behandelingen online aanbieden. Met Doctena kunnen we zelf bepalen wat zichtbaar is en wanneer.” Dat zorgt voor een vlottere planning en minder misverstanden.
Een frustrerend verleden – een betrouwbaardere oplossing
Voorheen gebruikte Heinix een ander online agendasysteem, maar dat voldeed niet aan hun verwachtingen. “De communicatie met de vorige leverancier was traag,” herinnert Lauranne zich. “We moesten soms dagen of weken wachten op een antwoord. En het systeem zelf was niet gebruiksvriendelijk. Toen een collega vertrok, moest ik het overnemen zonder een degelijke uitleg te krijgen.”
Met Doctena is dat helemaal anders:
“De support neemt zelf contact met ons op – ook als we hen niet eerst benaderen. En als we een vraag hebben, is de chatfunctie superhandig,” zegt Lauranne. Snelle, toegankelijke hulp maakt een groot verschil in het dagelijks werk.
Meer tijd voor wat telt
Uiteindelijk willen praktijkmanagers, assistenten en zorgverleners vooral één ding: meer tijd voor hun patiënten – niet voor administratie. “Het grootste voordeel? Ik heb eindelijk tijd om me op andere zaken te focussen,” zegt Lauranne.
En dat is precies wat een efficiënt boekingssysteem hoort te doen: op de achtergrond werken, zodat het team zich kan richten op wat écht telt.
Over ons
Wij streven ernaar de patiëntenzorg te verbeteren door de communicatie tussen zorgverleners en patiënten te vereenvoudigen en te beveiligen. Met Doctena kunnen patiënten eenvoudig afspraken maken en kunnen zorgprofessionals veilig geautomatiseerde herinneringen versturen.
