Vervelend voor patiënten én tandartsen: lange wachtlijsten en hoe ze te verminderen?

De laatste maanden is er veel ophef over de lange wachtlijsten voor tandzorg. Die wachttijden zijn frustrerend voor zowel patiënten als tandartsen. Een magische oplossing is er niet, maar sommige “ingrepen” kunnen helpen. Bijvoorbeeld, afspraken efficiënter beheren en het aantal no-shows verminderen. Via ons platform helpen we tandartsen daarmee.

Een groeiend aantal mensen in België bezoekt regelmatig een tandarts, onder meer door de toenemende aandacht voor preventieve mondzorg. Dat is een positieve trend, maar de evolutie stelt tandartsen ook voor een grote uitdaging: hoe omgaan met de almaar stijgende werklast?

“Meer werken” is een oplossing, maar daar zijn natuurlijk grenzen aan. Het is niet zonder reden dat naar schatting een derde van de tandartspraktijken in België een patiëntenstop heeft ingevoerd: ze nemen geen nieuwe patiënten meer aan. In deze periode wordt dat extra zichtbaar. Waarom? Omdat veel patiënten hun jaarlijkse preventieve controle nog voor het einde van het jaar willen plannen.

Doordat er zoveel factoren meespelen bij de toenemende druk op tandartsen, is de oplossing ook complex. Heel wat factoren liggen buiten de controle van u als individuele tandarts. Denk maar aan het sturen van het aanbod aan tandartsen en ondersteunende zorg beroepen (bijvoorbeeld mondhygiënisten), de organisatie van tandzorg, financieringsmechanismen, het gedrag van burgers/patiënten, enzovoort.

Gelukkig zijn er ook stappen die u zelf kunt ondernemen met uw praktijk. Hieronder sommen we enkele van de belangrijkste op.

Goede (online) informatie kan veel vragen voorkomen

Mensen van alle leeftijden zoeken op het internet naar informatie over hun (mond)gezondheid. Door antwoorden op veelgestelde vragen en andere relevante informatie online te delen, kunt u heel wat vragen van patiënten opvangen en zo tijd besparen in uw praktijk.

Belangrijk om te beseffen is dat goede informatie in sommige gevallen ook kan leiden tot extra vragen van patiënten. Ga er dus niet vanuit dat uw website alle vragen van patiënten zal doen verdwijnen.

Het goede nieuws: vandaag hoeft een gebruiksvriendelijke, moderne website helemaal niet duur te zijn. Een goed doordachte praktijkwebsite helpt u bovendien om beter vindbaar te zijn en zo meer nieuwe patiënten aan te trekken.

Als alternatief voor een eigen website kunt u samenwerken met een betrouwbaar medisch online boekingsplatform waar uw patiënten u kunnen vinden, gefilterd op specialisme, taal en locatie.

Wij helpen professionals in de gezondheidszorg bij het maken van een praktijkwebsite op maat, afgestemd op jouw behoeften en voorkeuren. Hiervoor is een speciale Digital coach beschikbaar die je door het hele creatieproces begeleidt.

Met Doctena hebben we een intuïtief patiëntenportaal ontwikkeld waar patiënten online afspraken kunnen maken en toegang hebben tot betrouwbare medische informatie. Door u te registreren op www.doctena.be kunt u uw eigen praktijkprofiel aanmaken met relevante informatie over uw praktijk en de diensten die u aanbiedt.

Daarnaast verbeteren we de algemene online boekingservaring. Met de Doctena App kunnen patiënten hun afspraken efficiënter beheren en hun afspraken op één plek bekijken.

Maak van uw online agenda een (extra) assistent

Voor veel zorgverleners is hun medische agenda hun ultieme werkinstrument. Daarom moet die slim, snel, flexibel en betrouwbaar zijn. En bij voorkeur ook visueel aantrekkelijk.

Het agendasysteem dat u gebruikt als tandarts, is ook erg belangrijk voor uw patiënten. Tegenwoordig verwachten veel patiënten dat ze een afspraak eenvoudig online kunnen boeken en beheren, dat ze enkele dagen voor een consultatie een automatische herinnering ontvangen…

Verder is een efficiënt agendasysteem cruciaal om de wachttijden te minimaliseren. Het zorgt ervoor dat “last minute”-openingen in uw planning ingevuld raken, herinnert patiënten er automatisch aan om op tijd te komen, zoekt en vindt een nieuw tijdsslot als een patiënt een afspraak annuleert, enzovoort. Zonder dat u zelf iets hoeft te doen (behalve zorgen voor uw patiënten natuurlijk).

Met Doctena hebben we 10 jaar ervaring in agendasystemen voor tandartsen en andere zorgverleners.

Vandaag ondersteunen we meer dan 4.600 zorgverleners in België met ons volledig aanpasbare online medische boekingssysteem.

Help uw patiënten om niet te vergeten op te dagen

No-shows zijn een probleem waar veel tandartsen en andere eerstelijnszorgverleners mee worden geconfronteerd. Ze veroorzaken tijdsverspilling, een verstoorde planning die uw andere patiënten kan opzadelen met wachttijden, mogelijk verlies van inkomsten, frustraties voor u en uw team…

Om het aantal no-shows te verminderen, waarschuwen praktijken hun patiënten soms dat ze een boete verschuldigd zijn als ze onaangekondigd niet op de afspraak verschijnen. Zo’n waarschuwing kan helpen, maar boetes uitdelen en afdwingen vergt inspanningen en is niet iets waar u als zorgverlener graag mee bezig bent. Gelukkig zijn er andere oplossingen.

Voor de meeste patiënten is een no-show geen doelbewuste keuze. Ze vergeten hun afspraak, hebben een “last minute”-agendaconflict, vinden geen eenvoudige manier om te verwittigen dat ze niet op hun afspraak geraken… En daar ligt meteen ook (een deel van) de oplossing voor het probleem.

Door te anticiperen op dergelijke “probleemsituaties”, kunt u het aantal no-shows in uw praktijk aanzienlijk verminderen. Bijvoorbeeld door patiënten enkele dagen en/of uren op voorhand te herinneren aan hun afspraak, het zo eenvoudig mogelijk te maken om afspraken (tijdig!) te annuleren en opnieuw in te plannen, enzovoort. Een efficiënt online medisch boekingssysteem voor de agenda doet dat allemaal voor u.

Met Doctena hebben we het verminderen van no-shows tot een prioriteit gemaakt. Door een combinatie van herinneringen voor afspraken via e-mail en SMS hebben we het aantal no-shows voor onze klanten verminderd met maximaal 70%.

In onze herinneringen bieden we patiënten ook de mogelijkheid om hun afspraak te annuleren of opnieuw in te plannen. U bepaalt hoeveel tijd voor de afspraak dit nog mogelijk is.