Démarrer votre cabinet médical – 5 conseils essentiels à considérer !

Publié le 13/03/2024

How to start your practice - 5 tips

Outre l’autonomie professionnelle, démarrer un cabinet médical offre un impact significatif sur l’industrie de la santé.

Le parcours pour lancer un cabinet nécessite une planification minutieuse et, surtout, de la patience. Cela inclut de nombreuses étapes comme le choix d’un emplacement, la réalisation d’un plan financier, la définition des flux de travail du cabinet, ainsi que la promotion des services offerts. Créer un cabinet réussi nécessite de prendre chaque étape avec soin.

Avec la bonne préparation, le soutien et l’état d’esprit, établir votre cabinet peut se transformer en une expérience enrichissante et un projet réussi. S’appuyant sur plus d’une décennie d’expérience dans l’assistance aux professionnels de la santé, cet article présente cinq étapes clés pour établir avec succès un nouveau cabinet.

1. Définissez le format de votre futur cabinet : Individuel ou partagé ?

De plus en plus de professionnels de la santé commencent un cabinet conjoint avec des collègues. Voici les principales raisons pour lesquelles cette forme de cabinet fonctionne :

  1. Lancer une entreprise avec quelqu’un d’autre peut aider à minimiser le fardeau sur une seule personne. La planification financière, l’organisation du cabinet et l’acquisition de patients peuvent être réparties entre collègues.
  2. Les patients dont le médecin n’est pas disponible à un moment spécifique vérifieront si un autre professionnel de santé dans le même cabinet a un créneau libre. Ainsi, les patients peuvent compter sur plus d’un seul professionnel de santé à un emplacement spécifique.
  3. Dans le cas où le loyer de l’emplacement du cabinet que vous trouvez est trop élevé pour un, pourquoi ne pas le faire pour deux ou plus ? La réalité est qu’il peut être difficile de surmonter les difficultés financières seul.

2. Choisissez le bon emplacement pour votre cabinet

Choisir le bon emplacement pour votre cabinet est une décision importante. Dans un rapport de Weatherby Healthcare, 23 % des patients citent l’emplacement comme un facteur crucial et 48 % comme très important lors du choix d’un prestataire de soins de santé. La décision d’un patient de vous rendre visite dépendra donc grandement de votre emplacement.

Avant de faire un choix, il est essentiel de considérer plusieurs questions clés :

  • Ma spécialité est-elle demandée dans cette ville/province ?
  • Y a-t-il beaucoup de concurrence dans cette zone ? Si oui, à quel type de concurrence devrai-je faire face ?
  • Comment puis-je facilement gagner de nouveaux patients dans cet endroit ?
  • Cet emplacement offre-t-il un accès facile à une variété de patients ?
  • Y a-t-il une option pour moi de reprendre un cabinet de quelqu’un d’autre sans avoir à établir une base de patients à partir de zéro ?

Pour trouver des réponses à ces questions, vous devrez évaluer vos préférences et, plus important encore, les besoins de vos patients.

De plus, les considérations financières jouent un rôle crucial. Vous devez évaluer si vous êtes prêt à investir dans votre emplacement choisi et, si oui, comprendre les coûts associés. Aborder tous les aspects financiers est essentiel pour élaborer un plan d’affaires complet avant de lancer votre entreprise.

3. Faites un plan financier et apprenez les fondamentaux de la gestion d’entreprise

Lorsque vous démarrez votre propre cabinet, il est important de comprendre les fondamentaux de la création et de la gestion d’une entreprise. Vous vous retrouverez plongé dans des tâches administratives liées à la gestion d’une entreprise. Celles-ci incluent la facturation, la gestion du cabinet, la navigation dans les taxes et la paie — tous des aspects de l’entrepreneuriat dans sa globalité !

Vous pouvez vous préparer aux défis futurs en assistant à des séminaires pour startups et en vous plongeant dans des livres blancs détaillés sur l’entrepreneuriat.

De plus, il est essentiel d’anticiper vos dépenses à venir : loyer, fournitures, personnel, logiciel de gestion du cabinet, etc. Le temps c’est de l’argent, comme dit le proverbe, et cela est particulièrement vrai dans le domaine médical. De nombreux cabinets utilisent désormais des outils de gestion pour rationaliser leurs opérations quotidiennes et ainsi économiser un temps précieux.

Créer un simple tableau Excel pour lister vos coûts peut être une première étape pratique. Il existe également des solutions logicielles professionnelles dédiées (ERP) conçues pour vous aider à gérer votre entreprise. Cependant, si la gestion financière n’est pas votre point fort, il est fortement recommandé de demander conseil à un comptable ou à un consultant expérimenté.

Pour conclure, il est crucial de comprendre les dépenses auxquelles vous serez confronté au lancement de votre cabinet. Il est tout aussi important de comprendre les coûts récurrents auxquels vous serez confronté quotidiennement. Cette perspective double sur les coûts vous assure d’être bien préparé pour à la fois la phase de lancement et la gestion financière continue de votre cabinet.

4. Utilisez les outils les plus appropriés à vos habitudes de travail

Le choix du logiciel de gestion du cabinet dépendra considérablement de la taille de votre cabinet, de votre spécialité et du nombre de membres du personnel. Avant de faire ce choix, il est essentiel d’évaluer votre confort et votre familiarité avec les outils numériques.

Le marché offre une gamme diversifiée de solutions logicielles, vous permettant de personnaliser la gestion des patients, des rendez-vous, de la facturation, des ressources et d’autres processus au sein du cabinet selon vos préférences. De nombreux cabinets privilégient désormais la recherche d’une solution logicielle qui soutient les opérations quotidiennes de leur personnel, rationalisant les flux de travail et améliorant l’efficacité globale.

En ce qui concerne la gestion des rendez-vous, le système de réservation Doctena offre de nombreuses fonctionnalités automatisées pour rationaliser les flux de travail du cabinet. Certaines des plus populaires sont les suivantes :

  • Avec des rappels SMS et email automatisés, le personnel du cabinet peut réduire les tâches manuelles jusqu’à 30%.
  • Utilisant la fonctionnalité des disponibilités de dernière minute, les patients sont automatiquement notifiés par email chaque fois qu’un rendez-vous plus tôt devient disponible.
  • Les rendez-vous nouvellement réservés peuvent être automatiquement confirmés sans effectuer aucun travail manuel.

De plus, l’agenda Doctena de chaque praticien peut être partagé entre secrétaires, ainsi qu’entre collègues travaillant dans le même cabinet.

En outre, le secteur de la santé évolue avec l’aide de nouveaux outils assistés par IA. Doctena a adopté l’IA en s’associant à deux solutions innovantes :

  • L’entretien patient piloté par IA fourni par Bingli permet aux professionnels de la santé d’économiser environ 20 minutes par prise en charge de patient.
  • Alfred, un logiciel de pratique luxembourgeois, intègre un module de prescription basé sur l’IA. Il relie sans problème les rendez-vous pris via Doctena aux prescriptions correspondantes dans Alfred, rationalisant tout le processus.

5. Commencez à être visible de plus de patients en ligne

Après une planification approfondie, l’accent est mis sur le marketing de votre cabinet et l’établissement d’une base solide de patients. Les patients potentiels doivent entendre parler, voir et lire sur vos services.

Rappelez-vous, le bouche-à-oreille est crucial. Engagez-vous activement avec les patients locaux, réseautez avec vos collègues et assurez-vous que vos patients reçoivent des soins de premier ordre dans votre cabinet. Cette approche encourage non seulement les patients à vous recommander à d’autres, mais peut également conduire à d’excellentes critiques en ligne.

Alors que les recommandations de bouche-à-oreille étaient le moyen de prédilection dans le passé, les patients d’aujourd’hui se tournent de plus en plus vers les avis en ligne pour prendre des décisions éclairées sur leurs professionnels de la santé. Selon Software Advice, 71% des patients démarrent à ce jour leur recherche de médecins par exploration. Par conséquent, investir dans un site web professionnel pour votre pratique qui permet aux patients d’accéder facilement à vos services est clé.

Au-delà d’avoir un site web dédié à votre pratique, les professionnels de la santé doivent également être présents sur d’autres plateformes en ligne. Les portails de réservation de rendez-vous comme doctena.be offrent un espace où les patients peuvent trouver les détails de leur pratique et réserver leurs rendez-vous en ligne. Ils peuvent également lire les avis d’autres patients. En tirant parti d’une telle visibilité en ligne accrue, vous pouvez atteindre et attirer efficacement un large public de patients avec facilité.

Rappelez-vous que : Rien ne peut vous arrêter

Démarrer un cabinet médical peut sembler difficile, mais c’est un pas vers l’indépendance et la réalisation de vos objectifs professionnels et personnels. Il s’agit de combiner votre expertise médicale avec des compétences en affaires et de vous engager auprès de la communauté.

En conclusion, établir un cabinet réussi repose sur le choix du type de pratique approprié, la sécurisation d’un emplacement adapté, la gestion efficace des finances et des opérations, tout en adoptant les bonnes technologies ainsi que des stratégies de marketing efficaces.

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