Privacybeleid

Deze Doctena Privacypolicy is laatst gewijzigd 25 mei 2018

Uw privacy is belangrijk voor Doctena. We hebben deze privacyverklaring ontwikkeld, waarin wordt beschreven hoe we uw gegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken, overdragen en bewaren. Gelieve even de tijd te nemen om ons privacybeleid te leren kennen en laat ons weten indien u vragen heeft.

Ons Privacy Principe

Aangezien uw privacy belangrijk is voor Doctena, verwerken wij uw gegevens alleen met inachtneming van de volgende principes.

  • Wij gebruiken uw persoonlijke gegevens altijd op een eerlijke, betrouwbare en transparante manier voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden.
  • U hebt het recht om duidelijk geïnformeerd te worden over hoe wij uw persoonlijke gegevens gebruiken. We zullen altijd transparant zijn tegenover u over de gegevens die we verzamelen en de manier waarop we ze gebruiken.
  • Indien u zich zorgen maakt over de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens gebruiken, helpen wij u bij het begrijpen van onze behandelingen.
  • Wij zullen alle redelijke stappen ondernemen om uw informatie te beschermen tegen misbruik en om deze veilig te houden.
  • We zijn gebonden alle Europese en nationale privacyregels en werken waar nodig samen met uw nationale toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy..

Verzameling en gebruik van persoonlijke gegevens

Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om, direct of indirect, één persoon te identificeren of contact met hem op te nemen.

U kan gevraagd worden om uw persoonlijke gegevens te verstrekken wanneer u in contact komt met Doctena via ons website platform dat beheerd wordt door één van onze nationale entiteiten of via de integratie van onze diensten op de website van uw zorgverlener.

Doctena ziet erop toe dat alleen gegevens die tijdig beschikbaar zijn en relevant zijn voor hetgeen nodig is om de aangegeven doeleinden na te streven, worden verzameld, verwerkt en opgeslagen.

Geen enkele wettelijke bepaling vereist dat u ons de persoonlijke gegevens toestuurt waar wij om vragen, maar indien u deze gegevens niet verstrekt, kan dit ons verhinderen om de vereiste dienst te verlenen, uw vragen te beantwoorden of onze diensten aan te passen aan uw behoeften.

Hier zijn enkele voorbeelden van de soorten persoonlijke gegevens die Doctena kan verzamelen om medische afspraak- en nazorgdiensten aan te bieden via ons website platform en hoe we het kunnen gebruiken:

Welke gegevenscategorieën worden door de Doctena verwerkt

  • Indien u een afspraak boekt zonder een Doctena-gebruikersaccount aan te maken,
    kunnen wij persoonsgegevens verzamelen, waaronder uw naam, voornaam, telefoonnummer, postadres, e-mailadres, geboortedatum, leeftijd, geslacht, nationaliteit, nummer van identiteitskaart of paspoort, sociaal identificatienummer, uw handtekening, enz.; Netwerkinformatie voor oproepen of internet sessies waaronder de opgeroepen nummers, de identificatie van het telefoonnummer, de gegevens en de duur van de communicatie of de datum, de duur en het datavolume van de internetsessie; verbindingsmomenten; computeridentificatiegegevens die zijn verkregen in het kader van de toegang die is verleend aan de website van Doctena, voornamelijk IP-adres, uw e-mailadres, cookies, elektronische handtekening; de zorggerelateerde gegevens, waaronder de reden van uw bezoek, de specialiteit van de behandelaar, de frequentie van de afspraken, de naam van de behandelende arts, de afspraak geschiedenis en feedback van de afspraken, en alle gegevens uit het medisch dossier die u met de behandelaar deelt of die de behandelaar met u wil delen; gegevens met betrekking tot de burgerlijke staat of beroepsstatus, in het bijzonder uw burgerlijke staat, gezinssamenstelling, uw beroep, …;
  • Indien u een Doctena-gebruikersaccount aanmaakt, kunnen wij naast bovengenoemde gegevens nog andere gegevens verzamelen zoals gegevens met betrekking tot uw login en wachtwoord, alsmede gegevens met betrekking tot voorkeuren en historische gegevens.

Hoe wij uw persoonlijke gegevens gebruiken

  • De persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn bedoeld om: uw afspraakaanvragen te matchen met de beschikbaarheid van de behandelaar, om u en uw behandelaar te informeren over de status van afspraken en vervolg-diensten, om feedback te verzamelen, om uw persoonlijke gegevens door te geven aan de behandelaar om uw afspraak af te handelen en om u te ondersteunen voor de afspraak en het bijbehorende agendabeheer.
  • Indien u bovendien een Doctena gebruikersaccount aanmaakt, stellen de verzamelde gegevens u in staat om uw persoonlijke gegevensprofiel, voorkeuren en feedback in te stellen en te beheren, om koppelingen naar uw afspraken en de geschiedenis ervan te beheren, om het nemen van nieuwe afspraken met behandelaars gekoppeld aan uw account te vergemakkelijken en om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren

Voor elk van de hierboven genoemde doeleinden worden de gegevens verzameld en verwerkt overeenkomstig de geldende wetgeving en de verordeningen inzake de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van Verordening (EU) nr. 2016/679 van de Europese Unie. 27 april 2016.

Daarom is de inning en verwerking gebaseerd op hetzij het feit dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst waarbij u partij bent of de uitvoering van maatregelen die op uw verzoek zijn genomen; of de behandeling noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn; mits uw toestemming; een belang erkend als rechtmatig van onze kant.

Legitiem belang is de rechtsbasis wanneer Doctena gegevens verzamelt en verwerkt om haar gebruikers de hoogst mogelijke kwaliteit van dienstverlening te bieden, evenals de best mogelijke tracking van hun afspraken en hun gerelateerde communicatie (verificaties van uw contactgegevens, bevestigingen, herinneringen en feedback). Hetzelfde geldt wanneer Doctena gegevens verzamelt en verwerkt om de werking van haar site te verbeteren en facultatieve tevredenheidsenquêtes over haar diensten uitvoert om deze te verbeteren.

Wie zorgt voor uw gegevens

Uw gegevens kunnen worden gedeeld met sommige van onze interne afdelingen in het strikte kader van hun opdrachten, met inbegrip van leden van service management, juridische en compliance, interne audit en de IT-afdeling.

  • Indien u een afspraak aanvraagt via onze website, is alleen uw behandelaar de beheerder van uw persoons- en afspraakgegevens en is deze verantwoordelijk voor de uitvoering van uw privacyrechten en de zorg voor uw gegevens. Alle gerelateerde verzoeken dienen te worden gericht aan de behandelaar, of wij zullen deze voor u doorsturen. Als onderaannemer van de beoefenaar kan Doctena enkel op uitdrukkelijke instructie van de beoefenaar actie ondernemen op uw persoonsgegevens.
  • Als u een Doctena-gebruikersaccount aanmaakt, wordt Doctena alleen verantwoordelijke voor de gegevens die zijn verzameld om deze account aan te maken en die door u worden verstrekt wanneer u bent ingelogd (persoonlijk gegevensprofiel, voorkeuren, feedback over de service, koppelingen naar afspraken met uw behandelaar en de historiek daarvan). Hier is Doctena verantwoordelijk voor de uitvoering van uw privacyrechten en draagt zorg voor uw gegevens. Alle gegevens die door uw behandelaar van u worden verzameld of door Doctena van uw account naar de behandelaar worden overgedragen, blijven onder de exclusieve controle van de behandelaar, zoals eerder vermeld.

Cookies en andere technologieën

Doctena-websites, onlinediensten, interactieve toepassingen en e-mailberichten kunnen gebruikmaken van “cookies” en andere technologieën zoals pixeltags en web beacons. Deze technologieën helpen ons het gedrag van gebruikers beter te begrijpen, vertellen ons welke delen van onze websites mensen hebben bezocht, en vergemakkelijken en meten de effectiviteit van uw ervaring. Zoals vereist door de EU-regelgeving, behandelen we gegevens verzameld door cookies en andere technologieën als persoonlijke informatie.

De meeste browsers zijn zo ingesteld dat ze cookies automatisch accepteren. In het algemeen kunt u het opslaan van cookies op uw harde schijf voorkomen door in uw browserinstellingen “Cookies niet accepteren” te selecteren. U kunt uw browser ook zo configureren dat u toestemming vraagt voordat u cookies opslaat. Tot slot kunt u eerder ingestelde cookies te allen tijde verwijderen.

Raadpleeg de instructies van uw browser voor het implementeren van deze maatregel. Als u uw privacyinstelling als zodanig instelt, kan het echter voorkomen dat u niet alle functies van onze website volledig kunt gebruiken.

Daarom wordt u ervan op de hoogte gebracht dat uw bezoek aan de website van Doctena of het gebruik van onlinediensten en interactieve toepassingen beperkt kunnen zijn. Dit kan ook het geval zijn wanneer Doctena of een van haar dienstverleners met het oog op de technische compatibiliteit het type browser dat door de terminal wordt gebruikt, de taal- en weergave-instellingen of het land van waaruit de terminal met het internet verbonden lijkt te zijn, niet kan herkennen.

Indien nodig, wijst Doctena alle verantwoordelijkheid af voor de gevolgen in verband met de gebrekkige werking van de Site en de door Doctena aangeboden diensten, hetzij als gevolg van de weigering van Cookies, hetzij als gevolg van de onmogelijkheid voor Doctena om de Cookies te registreren of te raadplegen die nodig zijn voor hun werking als gevolg van uw keuze.

Onze website maakt gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google Inc. (“Google”) voor het analyseren van toegang tot websites en stelt ons in staat om onze internetaanwezigheid te verbeteren. De door middel van een cookie verzamelde gegevens (IP-adres, toegangstijd, toegangsduur) worden naar de servers van Google in de VS verzonden en daar opgeslagen. De evaluatie van de activiteiten op onze website wordt ons in de vorm van verslagen toegezonden. Google kan de verzamelde gegevens eventueel aan derden doorgeven, voor zover de wet dit vereist of voor zover derden deze gegevens in opdracht van Google verwerken. Echter, om te voorkomen dat Google een mogelijke directe persoonlijke relatie met u hebben, gebruiken we de functie “geanonimiseerd”. IP-adressen worden dus alleen verkort verwerkt. Door gebruik te maken van onze website gaat u akkoord met de verwerking van de over u verzamelde gegevens door Google.

Er bestaan browserextensies waarmee u Google Analytics kunt uitschakelen en beheren.

Marketing and reclame

Naast het verlenen van onze diensten, en op uitdrukkelijke opt-in voor nieuwsbrief door de gebruiker, zullen wij uw persoonlijke gegevens gebruiken om met u te communiceren over onze aanbiedingen of marketingacties en om andere diensten aan te bevelen die u kunnen interesseren. Deze aanbiedingen kunnen verwijzingen bevatten naar nieuwe web- en informatieaanbiedingen in overeenstemming met de huidige verwerkingsdoeleinden.

Indien u deze aanbevelingen of nieuwsbrieven niet langer van ons wenst te ontvangen, kunt u hier te allen tijde bezwaar tegen maken door deze uit te schakelen in uw instellingen, contact met ons op te nemen of door gebruik te maken van de link die u in elk van onze communicaties terugvindt.

Geen openbaarmaking aan derden

Uw persoonlijke gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven, of als wij verplicht zijn om deze openbaar te maken, bijvoorbeeld op grond van een gerechtelijk bevel of een officieel bevel.

Alleen in het geval van een bedrijfsverkoop van activa/aandelen, of tijdens een bedrijfsdesinvestering, -fusie of -ontbinding, kunnen we uw gegevens delen met de nieuwe rechtspersoon waar de in dit document beschreven doeleinden dezelfde blijven.

Overdracht buiten de Europese Unie

Wij verzenden uw persoonlijke gegevens niet naar servers buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij deze verwerking wordt beschermd door een besluit van de Europese Commissie waarin het beschermingsniveau wordt vastgesteld. Dit geldt ook voor al onze onderaannemers.

Indien een overdracht plaatsvindt naar een derde land of een internationale organisatie waarvoor de Europese Commissie geen besluit heeft genomen waarbij het beschermingsniveau passend wordt verklaard, wordt u er in ieder geval vóór elke verwerking van in kennis gesteld dat u het recht hebt om zich daartegen te verzetten.

Bescherming van de persoonlijke gegevens

Doctena neemt de veiligheid van uw persoonlijke gegevens zeer serieus. Online-diensten van Doctena beschermen uw persoonlijke gegevens tijdens het transport met behulp van versleuteling zoals Transport Layer Security (TLS). Wanneer uw persoonlijke gegevens worden opgeslagen door Doctena, maken wij gebruik van computersystemen met beperkte toegang die zijn gehuisvest in faciliteiten met behulp van fysieke veiligheidsmaatregelen. Gegevens worden versleuteld opgeslagen, ook wanneer we gebruik maken van opslag door een derde partij.

Doctena werkt samen met andere bedrijven, zoals e-mail- en SMS-aanbieders, om haar diensten aan te bieden. De selectie van derden is het resultaat van een uitgebreid selectieproces. In dit selectieproces wordt elke individuele dienstverlener zorgvuldig geselecteerd op zijn geschiktheid op het gebied van technische en organisatorische vaardigheden op het gebied van gegevensbescherming. Een contract voor de verwerking van persoonsgegevens wordt alleen gesloten als het voldoet aan de vastgestelde beveiligingseisen, waaronder Europese en nationale regelgeving. U kan hier de lijst van onze sub-processors raadplegen.

Indien u via onze website een Doctena-gebruikersaccount aanmaakt, raden wij u aan om uit veiligheidsoverwegingen een betrouwbaar wachtwoord te gebruiken om uw persoonlijke gegevens te beschermen en dit wachtwoord altijd geheim te houden. Met een betrouwbaar wachtwoord bedoelen we minstens 6 karakters lang inclusief een combinatie van letters, cijfers en symbolen. Uw wachtwoord moet ook regelmatig worden gewijzigd (wij raden aan om de 6 maanden).

Integriteit en bewaring van persoonsgegevens

Doctena maakt het u gemakkelijk om uw persoonlijke gegevens accuraat, volledig en up-to-date te houden. Wij zullen uw persoonsgegevens bewaren gedurende de periode die nodig is om te voldoen aan de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden beschreven en niet langer dan 2 jaar van niet-activiteit, tenzij een langere bewaarplicht vereist is voor uw behandelaar of is toegestaan door de nationale wetgeving.

Om deze gegevens te beschermen tegen onbedoelde of kwaadwillige vernietiging, wanneer we het verwijderen uit onze diensten, is het mogelijk dat we niet onmiddellijk de resterende kopieën van onze servers of back-up systemen verwijderen. De volledige vernietiging treedt op na een volledige back-up cyclus.

Toegang tot persoonlijke gegevens

U kunt ervoor zorgen dat uw persoonlijke gegevens en voorkeuren nauwkeurig, volledig en up-to-date zijn door in te loggen op uw account. Voor andere persoonlijke gegevens die wij bewaren, zullen wij u toegang verlenen (met inbegrip van een kopie) voor elk doel, met inbegrip van het verzoek om de gegevens te corrigeren als ze onjuist zijn, of om de gegevens te verwijderen als Doctena niet verplicht is om ze te bewaren door de wet of voor legitieme zakelijke doeleinden. In dat geval kunnen verzoeken om toegang, correctie of verwijdering worden gedaan via onze functionaris voor gegevensbescherming (zie onderstaande contacten).

Onze bedrijfsbrede toewijding aan uw privacy

Om er zeker van te zijn dat uw persoonlijke gegevens veilig zijn, communiceren wij onze privacy- en veiligheidsrichtlijnen aan Doctenawerknemers en handhaven wij strikt de privacy-waarborgen binnen het bedrijf.

Privacy Questions and Rights

U hebt het recht om:

  • toegang te krijgen tot de gegevens die wij over u bewaren (artikel 15 AVG),
  • de meeneembaarheid van uw persoonsgegevens te vragen, d.w.z. het recht op ontvangst van de persoonsgegevens die u ons in een gestructureerd, algemeen gebruikt en leesbaar formaat hebt verstrekt of op rechtstreekse toezending aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking, wanneer deze gegevens het voorwerp uitmaken van een geautomatiseerde verwerking op basis van hun toestemming of een contract (artikel 20 AVG),
  • ons vragen om uw persoonsgegevens (artikel 17 van de AVG) uit onze bestanden te corrigeren (artikel 16 van de AVG), bij te werken, volledig te vergrendelen of te wissen indien deze onjuist, onvolledig, dubbelzinnig of verlopen zijn, of indien het verzamelen, gebruiken, openbaar maken of opslaan ervan verboden is,
  • ons op de hoogte te stellen van misbruik van uw persoonlijke gegevens,
  • de beperking van de behandeling te verkrijgen in bepaalde omstandigheden, zoals bijvoorbeeld de beperking van het gebruik van gegevens waarvan u de juistheid betwist, gedurende een periode die ons in staat stelt de nauwkeurigheid van de gegevens te controleren (artikel 18 AVG),
  • uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens ten allen tijde intrekken, zonder de rechtmatigheid van de op toestemming gebaseerde behandeling voorafgaand aan de intrekking van de toestemming in gevaar te brengen en tenzij de behandeling is gebaseerd op een andere rechtsgrondslag dan de toestemming 13-2c BBPR),
  • een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit van uw land en/of het Groothertogdom Luxemburg (Nationale Commissie voor de bescherming van gegevens – CNPD),
  • zich tegen een behandeling te verzetten, tenzij we kunnen aantonen dat deze op legitieme gronden is gebaseerd (artikel 21 van het AVG),

 

U kunt uw vragen met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens en de uitoefening van uw rechten hierboven vermeld, richten aan onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

Om uw vragen en verzoeken gemakkelijk te kunnen behandelen, heeft Doctena externe functionarissen voor gegevensbescherming aangesteld. Voor alle informatie met betrekking tot uw persoonlijke gegevens kunt u, afhankelijk van uw land, de volgende contactpersonen gebruiken:

           
Matthieu AUBIGNY

itrust consulting sàrl
55, Rue Gabriel Lippman
L-6947 Niederanven (Luxembourg)

Phone :+352 261 762 12
Website : www.itrust.lu

Kemal Webersohn, LL.M

WS Datenschutz GmbH
Meinekestraße 13
10719 Berlin (Germany)

Fax : +49 30 88 72 07 88
Website: www.ws-datenschutz.de

Email :
privacy-belgium@doctena.com
privacy-netherlands@doctena.com
privacy-luxembourg@doctena.com
Email:
privacy-germany@doctena.com
privacy-austria@doctena.com
privacy-switzerland@doctena.com

Wanneer een privacyvraag of -verzoek wordt ontvangen, hebben we een toegewijd team dat de contacten trieert en het specifieke probleem of verzoek probeert aan te pakken dat u aan de orde wilt stellen. Indien uw kwestie substantiëler van aard is, kunnen meer gegevens van u worden opgevraagd. Op al deze inhoudelijke contacten wordt een antwoord gegeven. Als u niet tevreden bent met het ontvangen antwoord, kunt u uw klacht doorverwijzen naar de nationale gegevensbeschermingsautoriteit.

Doctena kan haar Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Wanneer wij het beleid op een belangrijke manier veranderen, zal een bericht op onze website samen met de bijgewerkte Privacyverklaring worden gepost.

Als er belangrijke wijzigingen zijn die niet in overeenstemming zijn met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, zullen wij om hernieuwde toestemming vragen.

Doctena SA – 6 Rue Adolphe, L-1116 Luxembourg (Luxembourg)
Doctena Austria (formally a3L e-solutions) – Mooslackengasse 17, A-1190 Wien (Austria)
Doctena Belgium Sprl – Square de Meeus 37, B-1000 Bruxels (Belgium)
Doctena Switzerland GmbH – Hagenholzstrasse 83b, 8050 Zürich (Switzerland)
Doctena Germany GmbH – Urbanstrasse 116, 10967 Berlin (Germany)
Doctena Netherlands BV – Barbara Strozzilaan 201, 1083 HN Amsterdam (Netherlands)
Sanmax Sprl – Square de Meeus 37, B-1000 Bruxels (Belgium)