Datenschutzerklärung

Die Doctena Datenschutzerklärung wurde aktualisiert am 25. Mai 2018

Ihre Privatsphäre ist Doctena wichtig. Wir haben diese Datenschutzerklärung entwickelt, die beschreibt, wie wir Ihre Daten erfassen, verwenden, offenlegen, übertragen und speichern. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich mit unseren Datenschutzbestimmungen vertraut zu machen und lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen haben.

Unser Datenschutzprinzip

Da Ihre Privatsphäre für Doctena wichtig ist, verarbeiten wir Ihre Daten nur nach folgenden Prinzipien.

  • Wir verwenden Ihre persönlichen Daten stets auf faire, vertrauenswürdige und transparente Weise für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke..
  • Sie haben das Recht, über die Verwendung Ihrer persönlichen Daten klar informiert zu werden. Wir werden immer transparent für Sie sein, welche Daten wir sammeln und wie wir sie verwenden.
  • Wenn Sie sich Sorgen darüber machen, wie wir Ihre persönlichen Daten verwenden, helfen wir Ihnen, unsere Behandlungen zu verstehen.
  • Wir werden alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um Ihre Daten vor Missbrauch zu schützen und sie sicher zu bewahren.
  • Wir halten uns an alle europäischen und nationalen Datenschutzvorschriften und arbeiten bei Bedarf mit Ihrer nationalen Aufsichtsbehörde zusammen.

Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten

Personenbezogenen Daten können verwendet werden, um eine einzelne Person direkt oder indirekt zu identifizieren oder zu kontaktieren.

Sie werden eventuell um die Angabe Ihrer persönlichen Daten gebeten, wenn Sie mit Doctena über unsere Website Plattform, die von einer unserer nationalen Einheiten verwaltet wird, oder durch die Integration unserer Dienstleistungen auf der Website Ihres Arztes in Kontakt treten.

Doctena stellt sicher, dass nur die Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden, die für die Verfolgung der angegebenen Zwecke erforderlich sind.

Keine gesetzliche Bestimmung verlangt von Ihnen, dass Sie uns die von uns angeforderten personenbezogenen Daten übermitteln, aber wenn Sie diese nicht zur Verfügung stellen, können Sie uns untersagen, den gewünschten Service zu erbringen, Ihre Fragen zu beantworten oder unsere Dienstleistungen an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Hier sind einige Beispiele für die Arten von persönlichen Daten, die Doctena sammeln kann, um über unsere Website-Plattform medizinische Termin- und Nachsorgeleistungen zu erbringen und wie wir diese nutzen können:

Welche Datenkategorien werden von Doctena behandelt

  • Wenn Sie einen Termin buchen, ohne ein Doctena-Benutzerkonto anzulegen, können wir persönliche Identifizierungsdaten wie Name, Vorname, Telefonnummer, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Nationalität, Nummer des Personalausweises oder Reisepasses, soziale Identifikationsnummer, Ihre Unterschrift usw. erfassen…; Verkehrsinformationen für jeden Anruf oder jede Internetsitzung, Diese Verkehrsinformationen enthalten die angerufenen Nummern, die Identifikation der Telefonnummer, die Daten und die Dauer der Kommunikation oder das Datum, die Dauer und das Datenvolumen der Internetsitzung; Verbindungsmomente; Computer-Identifikationsdaten, die im Rahmen des Zugriffs auf die Doctena-Website erhalten wurden, hauptsächlich IP-Adresse, Ihre E-Mail-Adresse, Cookies, elektronische Signatur; Pflegedaten, unter anderem der Grund für die Termin, das Fachgebiet des Arztes, die Häufigkeit der Termine, der Name des behandelnden Arztes, die Historie und das Feedback der Termine und alle Daten, die zu der Krankenakte gehören, die Sie dem Arzt oder dem Arzt mitteilen möchten; Angaben zum Zivil- oder Berufsstand, insbesondere zum Familienstand, zur Familienzusammensetzung, zum Beruf,….;
  • Wenn Sie ein Doctena-Benutzerkonto erstellen, können wir zusätzlich zu den oben genannten Daten weitere Daten wie Login- und Passwortdaten sowie Präferenzdaten und historische Daten erheben.

Wie wir Ihre persönlichen Daten verwenden

  • Die von uns gesammelten persönlichen Daten sollen es uns ermöglichen, Ihre Terminanfragen mit den Verfügbarkeiten der Praktiker abzugleichen, Sie und Ihren Praktiker über den Status von Terminen und Folgeleistungen zu informieren, Feedback zu sammeln, Ihre persönlichen Daten an den Praktiker zu übermitteln, um Ihren Termin zu bearbeiten und sowohl Unterstützung für den Termin als auch für die damit verbundene Agenda-Verwaltung zu leisten.
  • Wenn Sie zusätzlich ein Doctena-Benutzerkonto einrichten, ermöglichen uns die gesammelten Daten die Einrichtung und Verwaltung Ihres persönlichen Datenprofils, Ihrer Präferenzen und Ihres Feedbacks, die Verwaltung von Links zu Ihren Arztterminen und deren Historie, die Erleichterung der Aufnahme neuer Termine bei mit Ihrem Konto verbundenen Ärzten und die Verbesserung der Qualität unseres Service

Für jeden der oben genannten Zwecke erfolgt die Erhebung und Verarbeitung der Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften und den Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich der Verordnung (EU) 2016/679. 27. April 2016.

Die Erhebung und Verarbeitung beruht daher entweder auf der Tatsache, dass die Verarbeitung für die Erbringung der Dienstleistung, an der Sie beteiligt sind, erforderlich ist, oder auf der Durchführung von Maßnahmen, die auf Ihren Wunsch hin getroffen werden; ob die Behandlung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist; auf Ihrer Zustimmung; einem von uns als legitim anerkannten Interesse.

Legitimes Interesse ist die rechtliche Grundlage, wenn Doctena Daten sammelt und verarbeitet, um seinen Nutzern die höchstmögliche Servicequalität sowie die bestmögliche Verfolgung ihrer Termine und der damit verbundenen Kommunikation (Überprüfung Ihrer Kontaktdaten, Bestätigungen, Erinnerungen und Feedback) zu bieten. Dasselbe gilt, wenn Doctena Daten sammelt und verarbeitet, um das Funktionieren seiner Website zu verbessern und optionale Zufriedenheitsumfragen über seine Dienstleistungen durchzuführen, um diese zu verbessern.

Wer kümmert sich um Ihre Daten

Ihre Daten können an einige unserer internen Abteilungen im Rahmen ihrer Aufgaben weitergegeben werden, beispielsweise an Mitglieder des Servicemanagements, der Rechts- und Compliance-Abteilung, der internen Audits und der IT-Abteilung.

  • Wenn Sie einen Termin über unsere Website beantragen, ist nur Ihr Arzt für die Kontrolle Ihrer persönlichen Daten und Termine verantwortlich und kümmert sich um Ihre Privatsphäre und Ihre Daten. Alle damit zusammenhängenden Anfragen sollten an den Praktiker gerichtet werden, oder wir werden diese für Sie weiterleiten. Doctena, als Unterauftragnehmer des Behandlers, kann nur auf ausdrückliche Anweisung des Behandlers handeln.
  • Wenn Sie ein Doctena-Benutzerkonto einrichten, wird Doctena nur für die Daten verantwortlich, die zur Erstellung dieses Kontos gesammelt und von Ihnen zur Verfügung gestellt werden, wenn Sie eingeloggt sind (persönliches Datenprofil, Präferenzen, Service Feedback, Links zu Ihren Arztterminen und deren Historie). Für diesen Teil ist Doctena verantwortlich, Ihre Datenschutzrechte wahrzunehmen und kümmert sich um Ihre Daten. Alle Daten, die von Ihrem Behandler von Ihnen gesammelt oder von Doctena von Ihrem Konto an den Behandler übertragen werden, verbleiben unter der ausschließlichen Kontrolle des Behandlers, wie bereits erwähnt.

Cookies und andere Technologien

Doctena Websites, Online-Dienste, interaktive Applikationen, E-Mail-Nachrichten können “Cookies” und andere Technologien wie Pixel Tags und Web Beacons verwenden. Diese Technologien helfen uns, das Nutzerverhalten besser zu verstehen, sagen uns, welche Teile unserer Websites von besucht wurden, und erleichtern und messen die Effektivität Ihrer Erfahrungen. Wie von der EU-Verordnung gefordert, behandeln wir die durch Cookies und andere Technologien gesammelten Daten als personenbezogene Daten.

Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies auf Ihrer Festplatte generell verhindern, indem Sie in Ihren Browser-Einstellungen “Keine Cookies akzeptieren” wählen. Sie können Ihren Browser auch so einstellen, dass er Sie vor dem Speichern von Cookies um Erlaubnis bittet. Schließlich können Sie bereits gesetzte Cookies jederzeit löschen.

Wie Sie diese Maßnahme umsetzen, finden Sie in der Anleitung Ihres Browsers. Wenn Sie Ihre Privatsphäre-Einstellungen als solche einstellen, kann es jedoch vorkommen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website vollständig nutzen können.

Daher werden Sie darauf hingewiesen, dass Ihr Surfen auf der Website von Doctena oder die Nutzung von Online-Diensten und interaktiven Applikationen eingeschränkt sein können. Dies kann auch der Fall sein, wenn Doctena oder einer seiner Dienstanbieter aus Gründen der technischen Kompatibilität den vom Terminal verwendeten Browsertyp, die Sprach- und Anzeigeeinstellungen oder das Land, aus dem das Terminal mit dem Internet verbunden zu sein scheint, nicht erkennen kann.

Falls erforderlich, lehnt Doctena jede Verantwortung für die Folgen ab, die sich aus der Ablehnung von Cookies oder der Unmöglichkeit für Doctena ergeben, die für den Betrieb der Website und der von Doctena angebotenen Dienste aufgrund Ihrer Wahl erforderlich sind.

Unsere Website benutzt Google Analytics. Dies ist ein Service der Google Inc. (“Google”) zur Analyse der Zugriffe auf Websites und zur Verbesserung unseres Internetauftritts. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (IP-Adresse, Zugriffszeit, Zugriffsdauer) wird an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Die Auswertung der Aktivitäten auf unserer Website wird uns in Form von Berichten übermittelt. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Um jedoch zu vermeiden, dass Google eine mögliche direkte persönliche Beziehung zu Ihnen haben kann, verwenden wir die Funktion “anonymisiert”. Dadurch werden IP-Adressen nur verkürzt verarbeitet. Durch die Nutzung unserer Website erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google einverstanden.

Es gibt einige Browser-Erweiterungen, mit denen Sie das Tracking von Google Analytics deaktivieren und steuern können..

Marketing und Werbung

Neben der Bereitstellung unserer Dienste und der ausdrücklichen Einwilligung des Nutzers in den Newsletter verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, um mit Ihnen über unsere Angebote oder Marketingaktionen zu kommunizieren und Ihnen andere Dienste zu empfehlen, die Sie interessieren könnten. Diese Angebote können Hinweise auf neue Web- und Informationsangebote enthalten, die dem derzeitigen Bearbeitungszweck entsprechen.

Wenn Sie diese Empfehlungen oder Newsletter nicht mehr erhalten möchten, können Sie dem jederzeit widersprechen, indem Sie dies in Ihren Einstellungen deaktivieren, uns kontaktieren oder den Link verwenden, den Sie in jeder unserer Mitteilungen finden.

Keine Weitergabe an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, Sie haben ausdrücklich eingewilligt oder wir sind zur Weitergabe verpflichtet, z.B. aufgrund einer gerichtlichen oder behördlichen Anordnung.

Nur im Falle eines Unternehmensverkaufs von Assets/Aktien oder bei einer Unternehmensveräußerung, Fusion oder Auflösung können wir Ihre Daten an die neue juristische Einheit weitergeben, wenn die in dieser Datenschutzerklärung definierten Zwecke unverändert bleiben..

Transfer außerhalb der Europäischen Union

Wir übermitteln keine Ihrer personenbezogenen Daten an Server außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), es sei denn, dass diese Verarbeitung durch eine Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission abgedeckt ist. Dies gilt auch für alle unsere Unterlieferanten.

In jedem Fall werden Sie vor jeder Verarbeitung informiert, wenn eine Übertragung an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt, für die keine Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission vorliegt, um Ihr Recht auf Widerspruch geltend machen zu können.

Schutz personenbezogener Daten

Doctena nimmt die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Doctena Online-Dienste schützen Ihre persönlichen Daten während der Übertragung durch Verschlüsselung wie z.B. Transport Layer Security (TLS). Wenn Ihre persönlichen Daten von Doctena gespeichert werden, verwenden wir Computersysteme mit eingeschränktem Zugriff, die in Anlagen mit physischen Sicherheitsmaßnahmen untergebracht sind. Die Daten werden in verschlüsselter Form gespeichert, auch wenn wir Speicher von Drittanbietern nutzen.

Doctena arbeitet mit anderen Unternehmen wie E-Mail- und SMS-Providern zusammen, um seine Dienste anzubieten. Die Auswahl von Dritten erfolgt nach einem umfassenden Auswahlverfahren. In diesem Auswahlprozess wird jeder einzelne Dienstleister sorgfältig nach seiner Eignung für den technischen und organisatorischen Datenschutz ausgewählt. Ein Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten kommt nur zustande, wenn er den identifizierten Sicherheitsanforderungen einschließlich der europäischen und nationalen Vorschriften entspricht. Sie können hier die Liste unserer Subprozessoren einsehen..

Wenn Sie über unsere Website ein Doctena-Benutzerkonto einrichten, empfehlen wir aus Sicherheitsgründen, ein zuverlässiges Passwort zum Schutz Ihrer persönlichen Daten zu verwenden und dieses Passwort stets geheim zu halten. Unter zuverlässigem Passwort verstehen wir mindestens 6 Zeichen mit einer Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Symbolen. Ihr Passwort muss ebenfalls regelmäßig geändert werden (wir empfehlen alle 6 Monate).

Integrität und Aufbewahrung persönlicher Daten

Doctena macht es Ihnen leicht, Ihre persönlichen Daten korrekt, vollständig und aktuell zu halten. Wir speichern Ihre persönlichen Daten für den Zeitraum, der erforderlich ist, um die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke zu erfüllen, und nicht länger als 2 Jahre der Nichtaktivität, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist von Ihrem Behandler erforderlich oder durch das nationale Recht erlaubt.

Um diese Daten vor versehentlicher oder böswilliger Zerstörung zu schützen, dürfen wir nicht sofort die verbleibenden Kopien unserer Server oder Backup-Systeme entfernen. Die vollständige Zerstörung erfolgt nach einem kompletten Backup-Zyklus.

Zugang zu persönlichen Daten

Sie können sicherstellen, dass Ihre persönlichen Daten und Präferenzen korrekt, vollständig und aktuell sind, indem Sie sich bei Ihrem Konto anmelden. Für andere persönliche Daten, die wir speichern, gewähren wir Ihnen Zugang (einschließlich einer Kopie) für jeden Zweck, einschließlich der Aufforderung, die Daten zu korrigieren, wenn sie unrichtig sind, oder die Daten zu löschen, wenn Doctena nicht gesetzlich verpflichtet ist, sie aufzubewahren oder für legitime Geschäftszwecke zu verwenden. In diesem Fall können Zugriffs-, Berichtigungs- oder Löschungsanträge über unsere Datenschutzbeauftragten gestellt werden (siehe unten).

Unser unternehmensweites Engagement für Ihre Privatsphäre

Um die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten, geben wir unsere Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien an Doctena-Mitarbeiter weiter und setzen die Datenschutzbestimmungen innerhalb des Unternehmens strikt durch.

Fragen und Rechte zum Datenschutz

Sie haben das Recht auf:

  • Zugang zu den Daten, die wir über Sie gespeichert haben (Artikel 15 DSGVO),
  • die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, d.h. das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns in strukturierter, gebräuchlicher und lesbarer Form zur Verfügung gestellt haben, zu erhalten oder direkt an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln, wenn diese Daten aufgrund ihrer Einwilligung oder eines Vertrages automatisiert verarbeitet werden (§ 20 DSGVO),
  • uns auffordern, Ihre personenbezogenen Daten zu berichtigen (Artikel 16 DSGVO), zu aktualisieren, zu sperren oder zu löschen (Artikel 17 DSGVO), wenn sie unrichtig, unvollständig, zweideutig oder abgelaufen sind oder wenn die Erhebung, Verwendung, Weitergabe oder Speicherung verboten ist,
  • uns über jeden Missbrauch Ihrer persönlichen Daten zu informieren,
  • die Beschränkung der Behandlung unter bestimmten Umständen, wie zum Beispiel die Beschränkung der Verwendung von Daten, deren Richtigkeit Sie bestreiten, für einen Zeitraum, der es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen (Artikel 18 DSGVO),
  • Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit zu widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der einwilligungsbasierten Behandlung vor einem solchen Widerruf zu gefährden, es sei denn, die Behandlung beruht auf einer anderen Rechtsgrundlage als die Einwilligung 13-2c DSGVO),
  • eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde Ihres Landes und/oder des Großherzogtums Luxemburg (Nationale Datenschutzkommission – CNPD) einreichen,
  • die Behandlung ablehnen, es sei denn, wir können nachweisen, dass sie auf berechtigten Gründen beruht (§ 21 DSGVO),

 

Ihre Fragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten und zur Ausübung der oben genannten Rechte können Sie an den Datenschutzbeauftragten (DSB) richten.

Um Ihre Fragen und Wünsche einfach zu verwalten, hat Doctena externe Datenschutzbeauftragte eingesetzt. Für alle Informationen zu Ihren persönlichen Daten stehen Ihnen je nach Land folgende Ansprechpartner zur Verfügung:

           
Matthieu AUBIGNY

itrust consulting sàrl
55, Rue Gabriel Lippman
L-6947 Niederanven (Luxembourg)

Phone :+352 261 762 12
Website : www.itrust.lu

Kemal Webersohn, LL.M

WS Datenschutz GmbH
Meinekestraße 13
10719 Berlin (Germany)

Fax : +49 30 88 72 07 88
Website: www.ws-datenschutz.de

Email :
privacy-belgium@doctena.com
privacy-netherlands@doctena.com
privacy-luxembourg@doctena.com
 Email:
privacy-germany@doctena.com
 privacy-austria@doctena.com
privacy-switzerland@doctena.com

Wenn eine Frage oder Anfrage zum Datenschutz eintrifft, haben wir ein engagiertes Team, das die Kontakte prüft und versucht, das spezifische Problem oder die Frage, die Sie stellen möchten, zu lösen. Wenn Ihr Problem von größerer Tragweite ist, können mehr Daten von Ihnen angefordert werden. Alle diese substantiellen Kontakte erhalten eine Antwort. Wenn Sie mit der erhaltenen Antwort nicht zufrieden sind, können Sie Ihre Beschwerde an die nationale Datenbehörde weiterleiten.

Doctena kann seine Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wenn wir die Richtlinie in einer wesentlichen Weise ändern, wird ein Hinweis auf unserer Website zusammen mit der aktualisierten Datenschutzerklärung veröffentlicht.

Sollten sich wesentliche Änderungen ergeben, die mit dem Zweck, für den die Daten erhoben wurden, unvereinbar sind, werden wir um eine erneute Einwilligung bitten.

Doctena SA – 6 Rue Adolphe, L-1116 Luxembourg (Luxembourg)
Doctena Austria (formally a3L e-solutions) – Mooslackengasse 17, A-1190 Wien (Austria)
Doctena Belgium Sprl – Square de Meeus 37, B-1000 Bruxels (Belgium)
Doctena Switzerland GmbH – Hagenholzstrasse 83b, 8050 Zürich (Switzerland)
Doctena Germany GmbH – Urbanstrasse 116, 10967 Berlin (Germany)
Doctena Netherlands BV – Barbara Strozzilaan 201, 1083 HN Amsterdam (Netherlands)
Sanmax Sprl – Square de Meeus 37, B-1000 Bruxels (Belgium)