Wie Doctena das Terminmanagement in Praxen erleichtert
Veröffentlicht am 19/05/2025
Jede medizinische Praxis kennt das Problem: Das Telefon klingelt ununterbrochen, E-Mails stapeln sich und das ständige Hin und Her bei der Terminvereinbarung kostet viel Zeit. Für die Praxis Heinix, eine vielbesuchte Zahnarztpraxis in Antwerpen, war das lange Alltag – bis sie auf Doctena umgestiegen ist.
„Wir haben endlich das richtige Tool gefunden“, sagt Lauranne van Gemert, die Praxismanagerin. Mit einem Online-Buchungssystem, das wirklich für sie funktioniert, hat sich vieles verändert: Weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben, weniger Unterbrechungen durch Termine – und mehr Zeit für die Patient:innen.
Weniger Verwaltungsaufwand
Eine Praxis zu führen bedeutet weit mehr als nur Termine zu planen. Zwischen Telefonaten, E-Mails und der Organisation des Terminkalenders geht ein Großteil des Tages für administrative Aufgaben drauf.
„Mit Doctena ist alles zentralisiert und leicht auffindbar“, erklärt Lauranne. „Früher haben wir so viel Zeit mit Terminverwaltung verloren. Jetzt fließt diese Zeit in wichtigere Aufgaben.“
Die Zahlen sprechen für sich: In der Praxis Heinix werden 75 % aller Kontrolltermine über Doctena gebucht. Die restlichen 25 % sind Folgetermine, die direkt vor Ort vereinbart werden. Eine deutliche Veränderung im Vergleich zu manueller Buchung – und sicher vielen Sekretär:innen vertraut.
Weniger Anrufe, weniger E-Mails – ein reibungsloser Ablauf
Vor Doctena war die Terminvergabe sehr zeitaufwendig. Patient:innen riefen an oder schrieben E-Mails – jeder Termin musste individuell abgestimmt werden. „Jetzt buchen die Patient:innen selbst, und wir müssen nicht mehr ständig hin und her schreiben“, sagt Lauranne. „Das System übernimmt das für uns.“
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Planungsfehler und sorgt für mehr Struktur.
So haben sich die Patient:innen an das Online-System gewöhnt
Der Umstieg auf ein Online-System war nicht ganz ohne Hürden. Anfangs hatten einige Patient:innen Schwierigkeiten mit dem Bestätigungsprozess – kleine Tippfehler oder ein fehlendes Komma führten dazu, dass sie keine SMS-Bestätigung erhielten. Diese technischen Details konnten jedoch mit der Zeit gelöst werden.
Wie bei jeder Umstellung brauchten manche Patient:innen eine gewisse Eingewöhnung – besonders jene, die sich mit digitalen Tools weniger wohlfühlen. Mittlerweile schätzen die meisten die Möglichkeit, rund um die Uhr einen Termin zu buchen, ohne anrufen zu müssen.
Ein flexibles System, das sich anpasst
Ein großer Vorteil von Doctena ist die Flexibilität. Anders als Standard-Lösungen lässt sich das Tool individuell an die Bedürfnisse der Praxis anpassen.
„Wir sind eine Gruppenpraxis mit mehreren Standorten und Zahnärzt:innen, die zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten“, erklärt Lauranne. „Nicht alle bieten dieselben Behandlungen online an. Mit Doctena können wir genau steuern, was Patient:innen sehen – und welche Termine buchbar sind.“
Diese Kontrolle macht die Terminplanung für alle Beteiligten einfacher.
Frust in der Vergangenheit – eine zuverlässige Lösung heute
Vor Doctena nutzte Heinix ein anderes Online-Tool – aber das entsprach nicht ihren Erwartungen. „Die Kommunikation mit dem alten Anbieter war sehr langsam“, erinnert sich Lauranne. „Manchmal mussten wir tagelang oder sogar wochenlang auf eine Antwort warten. Das System war außerdem nicht benutzerfreundlich. Als eine Kollegin ging, musste ich das System übernehmen – aber ich hatte nie eine richtige Einführung.“
Mit Doctena ist das anders:
„Der Support meldet sich sogar proaktiv bei uns – auch wenn wir nicht selbst anfragen. Und wenn wir eine Frage haben, ist die Chat-Funktion super hilfreich“, sagt Lauranne. Schneller, zuverlässiger Support macht im Alltag einen großen Unterschied.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Am Ende wollen Praxismanager:innen, Sekretär:innen und Ärzt:innen vor allem eines: Mehr Zeit für die Patient:innen – und weniger für Administration.
„Der größte Vorteil? Ich habe endlich Zeit, mich um andere Dinge zu kümmern“, sagt Lauranne. Und genau das sollte ein gutes Buchungssystem leisten – im Hintergrund arbeiten, damit sich das Praxisteam auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Über uns
Wir sind bestrebt, die Patientenversorgung zu verbessern, indem wir die Kommunikation zwischen Behandlern und Patienten vereinfachen und sicherer machen. Mit Doctena können Patienten ganz einfach Termine vereinbaren, und die Behandler können ihnen sicher automatisierte Erinnerungen senden.
